Anslut till Access-databasen med hjälp av Microsoft Visio

Att koppla en Access-databas ihop med Microsoft Visio ger dig många möjligheter att visualisera och analysera data. Den här handledningen kommer att visa steg för steg hur du skapar denna koppling och hur du effektivt kan använda data i Visio. Följ instruktionerna och använd dina Visio-diagram för att kreativt och effektivt presentera din data.

Viktigaste insikter

• Du kan koppla en Access-databas till Visio för att visualisera din data.
• Det är viktigt att de korrekta datatyperna i Access ställs in för att undvika problem vid import.
• Integrationen gör det möjligt för dig att använda figurer i Visio som är direkt kopplade till datan från din Access-databas.

Steg-för-steg-guide

1. Installera Access på din dator

Innan du kan börja koppla Access och Visio, se till att Microsoft Access är installerat på din dator. Utan detta program kommer du inte att kunna skapa de nödvändiga databaserna.

2. Skapa en ny Access-databas

Starta Microsoft Access och skapa en ny databas. Högerklicka i startmenyn och välj "Ny". Döp databasen till "Database 1" och öppna den genom att dubbelklicka eller trycka Enter.

3. Ignorera säkerhetsvarningar

Om Access visar en säkerhetsvarning kan du ignorera den. Klicka på "Aktivera innehåll" för att göra hela funktionaliteten i programmet tillgänglig.

4. Skapa tabell i databasen

För att organisera data, skapa en ny tabell. Klicka på "Tabell" i menyn för att skapa en ny tabell. Access skapar automatiskt en ID-kolumn som fungerar som primärnyckel.

5. Lägg till kolumner för data

Lägg nu till en ny kolumn med en kort textdatatyp. Till exempel kan du fylla i produkterna "Produkt A", "Produkt B" och "Produkt C" i listan. Kom ihåg att ställa in datatyperna för de relevanta kolumnerna korrekt. Försäljningssiffrorna bör anges som nummer.

6. Fyll i data i tabellen

Fyll i försäljningsvärdena för produkterna i den tredje kolumnen. Till exempel kan du fylla i "4321 kr för Produkt A", "3546 kr för Produkt B" och "5312 kr för Produkt C". Se till att inmatningarna är numeriska och korrekt formaterade för att inte ha problem vid import senare.

7. Spara tabellen

När du har fyllt i all data, spara tabellen. Antingen tryck på "Ctrl + S" eller klicka på sparasymbolen. Välj "Spara som" för att se till att din tabell har sparats framgångsrikt i databasen.

8. Öppna Microsoft Visio

Stäng Microsoft Access och öppna Microsoft Visio. Skapa ett nytt dokument genom att högerklicka och välja "Microsoft Visio Drawing". Döp det nya dokumentet till "Access verbinden".

9. Välj data i Visio

I Visio, under menyn "Data", välj alternativet "Anpassad import" för att skapa anslutningen till Access. Detta leder dig till dataimportdialogen.

10. Välj Access-databas

I importdialogen väljer du att du vill koppla en Access-databas. Klicka på "Bläddra" för att öppna din tidigare skapade "Database 1".

11. Välj tabell i Access

När databasen är öppen kommer du att bli ombedd att välja vilken tabell du vill importera. Välj "Tabell 1" och klicka på "Nästa". Du kan nu välja alla kolumner som ska importeras.

12. Slutföra importen

Klicka på "Slutför" för att avsluta importen. Du bör nu ha skapat en anslutning mellan Visio och Access-databasen. Kontrollera om anslutningen var framgångsrik genom att granska den visade dataprofilen.

13. Använda shapes i Visio

Nu kan du infoga shapes i Visio och koppla dem till de importerade datorna. Håll ner "Ctrl"-tangenten och lägg till önskade shapes A, B och C för respektive produkter.

14. Koppla shapes till data

För att koppla shapes till åtkomstdata, högerklicka på en markerad shape och välj "Koppla till markerad shape". Se till att rätt datakälla är vald.

15. Utmaningar och val av data

Med denna metod kan du integrera data från Access direkt i dina Visio-diagram och automatiskt uppdatera dem. Du kan också använda olika relaionella databassystem vid behov.

Sammanfattning

I denna guide har du lärt dig hur du skapar en Access-databas, matar in data, sparar dem och skapar en anslutning till Microsoft Visio. Genom dessa steg kan du effektivt visualisera dina data och uppnå en tydlig, överskådlig representation av din information i Visio.