Kolumn formateras med bara ett klick

Tid är pengar! Känner du till den frasen? Har du någonsin hört den? Kanske har din chef kastat den på dig eller så har din arbetsgivare sagt den till dig.

Det är en obehaglig sak, för de har ofta lite rätt någonstans. I dagens arbetsliv har man ofta inte tid att älta småsaker hela tiden. Och det är därför jag har tagit med mig en liten kolumnartikel som du kan se här framför dig.




Låt oss bara ta en titt på vad som är dolt inuti. Vi har en bra rubrik och en inledande text. Inledningstexten följs av en styckeindelning som är lätt indragen till vänster och höger. Sedan har vi en löpande text med en initial i början som löper över tre rader. Och så den normala brödtexten, som har ett indrag i början av stycket. Indelad i tre kolumner, medan rubriken och den inledande texten sträcker sig över alla tre kolumnerna.

Jag skulle vilja visa dig hur du skapar den här artikeln på nolltid med bara några musklick.

Tycker du inte det? Då föreslår jag att vi gör ett försök.

Ny sida

Jag ska skapa en ny sida.

Jag gör helt enkelt mitt InDesign-fönster lite mindre och har en exempeltext på skrivbordet. Hittills har den legat gömd bakom InDesign-gränssnittet. Nu kommer den upp till ytan.

Exempel på text

Jag drar och släpper den i mitt fönster, har den i den laddade muspekaren, ...

... vänsterklickar och den text vi fick från redaktören finns där tutti completi.

Välj objektformat

Nu väljer jag lämpligt format Kolumn Stående DIN A4.

Och se upp nu: ett klick!





Och 90 procent av arbetet är gjort. Det är ju fantastiskt! Hur gick det hela till?

Jag ska visa dig steg för steg: Vi kommer att skapa den här kolumnen och de tillhörande formaten tillsammans så att du steg för steg kan förstå hur något sådant här är uppbyggt.

Steg för steg

Nytt dokument

För att göra detta öppnar vi ett nytt dokument: Arkiv>Nytt>Dokument.





Vi behöver ingen dubbelsida, och det enda som behöver göras här är att ändra antalet kolumner något. Vi skulle vilja ha tre kolumner. Kolumnavståndet är helt okej. Jag bekräftar detta och då har vi redan sidlayouten som vi såg den i det föregående dokumentet.

Exempel på sida

För exempelsidan kopierar jag de objekt som är mer eller mindre tillbehör till det nya dokumentet.

Jag kommer att rita ett textfält i början. Låt oss ta en närmare titt på exempeltexten. Och vi kan redan se exakt vad redaktören behöver vara uppmärksam på. Vi har rubriken högst upp och sedan ett stycke; den inledande texten och sedan ett stycke - bara ett åt gången.

Och sedan är det fler stycken. Men det är en bra idé att arbeta någorlunda rent här, för då blir det färre korrigeringar att göra senare.

Jag markerar hela texten (Ctrl+A), placerar den i urklipp (Ctrl+C) och dubbelklickar för att kopiera den till textfönstret i InDesign.

Exempel på text som infogats:

Jag zoomar in lite och sedan börjar vi bara med formateringen.

Zoomad exempeltext:

Rubrikformat

Jag markerar det första stycket (markören står på första raden). Du kan nu definiera styckeformat på olika sätt. Jag gör den första delen på ett sådant sätt att du omedelbart kan se vad som ändras. Så jag väljer nu "Myrad Pro" som typsnitt, sedan väljer jag "Bold Condensed" som typsnittsstil och utökar teckenstorleken till 50 pt; en annan centrerad justering, en annan färg (röd). Och jag kan nu definiera exakt den här formateringen som jag har gjort som ett styckeformat.

Palett för styckesformat

Jag öppnar min palettför styckesformat. Om du inte hittar den på din sida kan du gå till Font>Paragraph Formats eller trycka på F11.

Nu kan jag välja Nytt styckeformat. Då öppnas en dialog: Jag kallar nu detta för "Rubrik".

Definiera styckeformat

Och om jag bekräftar detta, så har vi vår rubrik, som redan är förformaterad exakt som vi har ställt in den ovan (i verktygspanelen).

Men som sagt, du kan också ställa in samma sak inom styckeformatet under de grundläggande teckenformaten eller teckenfärgen.

Definiera styckeformat direkt

Låt oss gå vidare till nästa styckeformat, för nu kommer vi till den inledande texten. Så jag flyttar ner markören ett stycke. Ta fram ett nytt styckeformat igen och skriv nu "Inledningstext" under Formatnamn.

Här vänder jag Myriad Pro ryggen - den är bara till för den imponerande rubriken - och väljer Minion Pro, men med kursiv stil. 12 Pt.

Inledande text

Om jag går till indrag och avstånd väljer jag centrerad justering även här. Jag bekräftar det hela och formaterar det.





Nu är det i princip som vi vill ha det, men avståndet mellan rubriken och den inledande meningen och även mellan den inledande meningen och de efterföljande texterna är helt enkelt alldeles för litet. Det är inte löst alls. Allt ser ihopklämt ut och det är därför vi inte kan låta det vara så här. Men även här kan vi naturligtvis göra en del förbättringar inom formaten. Och det är vad vi gör nu. Därför börjar jag med att välja styckeformatet "Rubrik" på fliken Indrag och avstånd. Där kan du se fältet Avstånd efter. Här väljer jag mitt "3 mm" och du kan se att om du kryssar i kryssrutan för förhandsgranskninglängst ner till vänster kan du se ändringarna live.

Revidera styckeformatet för "Rubrik"

Jag kommer att göra samma sak för styckeformatet "Introduktionstext". Här skulle jag vilja ha ett slutavstånd på 10 mm.

Styckelinjen ritas inte manuellt, utan kopplas till den inledande texten i styckeformatet "Inledande text" under fliken Styckelinjer. Där kan du välja om du vill ha en rad över eller under den. Vi vill ha en rad nedanför. Så jag aktiverar kryssrutan. Nu behöver vi bara finjustera lite.

Till exempel är 1 pt alldeles för tjockt för mig. 0,5 pt är bra. En heldragen linje är ok. Textfärgen är också helt okej.

Det jag dock inte gillar är att linjen för närvarande hänger direkt under basen på vårt brev. Det är lite för nära. Det är därför vi kan ställa in en förskjutning. Linjen kommer nu att hoppa ner eller upp med hjälp av denna förskjutning.

Du kan ställa in förskjutningen så här. Jag kan leva med 5 mm och välja ett indrag till vänster och höger. Jag vill att linjen ska vara lite kortare. Jag kan därför ange 10 mm till vänster och 10 mm till höger. Bekräfta det hela. Och då har vi redan gjort den första delen.

Nu saknas bara resten av texten, som måste få en ny form. Jag ska markera all denna text och definiera ett nytt styckeformat.

Markera löpande text

Jag kallar det här "brödtext" och vill att det ska innehålla "Minion Pro - Regular". Det här är precis vad jag vill ha. UnderIndrag och avstånd väljer jag dock Justified - sist vänsterjusterad. Det som hör till en ren formatering i kolumnkaraktären är dock ett indrag på första raden. Detta innebär att efter en punkt och ett stycke ska det finnas ett indrag på nästa rad (eller i nästa stycke). Du kan definiera detta under Indrag - första raden. Jag vill ha 4 mm och bekräfta detta.

Formatering av löpande text

Vi kan sedan tillämpa formatet på vår text genom att klicka på styckeformatet "Brödtext". Och då har vi faktiskt gjort nästan allt. Det som fortfarande saknas är en liten markering. Om du till exempel vill ha en initial i början av en artikel - det är de där stora snirkliga bokstäverna; vi känner igen dem från gamla skrifter (där de var mycket framträdande - t.ex. i Bibeln). Om vi vill ha något liknande, så kan vi göra det. Klicka i det första stycket; duplicera styckeformatet "brödtext" en gång genom att klicka på det med höger musknapp.

Duplicera brödtexten

InDesign kallar det nya formatet för "brödtextkopia". Jag byter namn på det till "Body text initial". Jag vill sedan lägga till en initial i den första positionen. Det gör du mycket enkelt. Välj initialer och nästlade format och välj sedan rader. Det betyder: Hur många rader ska initialen sträcka sig över. Jag vill att den ska sträcka sig över tre rader.

Initial

Jag bekräftar detta en gång och kommer sedan att tillämpa det direkt. Då ser det ut så här (se skärmdump).

Naturligtvis är de indrag som vi fortfarande har här inte alls trevliga. Vi måste naturligtvis ta bort dem. Vi öppnar styckeformatet "Body text initial" igen genom att dubbelklicka på det. Ställ in indraget för den första raden för detta format från 4 mm tillbaka till 0 mm. Det som fortfarande behövs för en initial är en bra färg. Och det är vad vi för närvarande saknar, eftersom det fortfarande ser ganska dystert och svart ut. Så låt oss gå tillbaka till initialerna och sedan kan du definiera ett teckenformat från den här dialogen.

Format initial

Gå helt enkelt till den här rullgardinsmenyn och välj ett nytt teckenformat. Då stängs inte den första dialogen och du kan skapa ett teckenformat. Karaktärsformaten kännetecknas av att de kan placeras över styckeformaten. I princip behöver du bara ange de ändringar du vill göra.

Här vill vi till exempel inte ändra något annat än teckenfärgen. Så vi väljer bara teckenfärgen och gör den röd. Naturligtvis behöver detta också ett namn. Därför kallar jag den "Initial Red" och bekräftar den.

Översikt

Och nu lyser vårt "E" i karminrött. Och om vi tittar på det hela från ett fågelperspektiv ser det ut så här:





Nästan perfekt, men en liten sak saknas fortfarande. Vi vill att texten längst ner ska delas upp i tre kolumner. För att uppnå detta resultat måste vi börja med att bygga vissa formateringar ovanpå varandra. Rent visuellt kommer jag att sortera stilarna efter hierarki. Klicka helt enkelt på styckeformatet, håll det nere och flytta det till önskad position. Så först hamnar "Rubrik" högst upp, sedan "Inledande text", sedan "Inledande brödtext" och slutligen "Brödtext". Dubbelklicka nu på de enskilda formaten och ange nästa format i fönstret med alternativ för styckeformat.

T.ex. för rubriken: När du skriver en text och sedan trycker på Enter-tangenten ska ett nytt format följa. Och det definierar du här och nu. Jag vill att den inledande texten ska följa på den här punkten och bekräftar detta.

Efterföljande format Sedan dubbelklickar jag på "Inledande text" och vill att vår "Löpande text initial" ska följa efter "Inledande text". Och jag ska bekräfta det också.





Och jag vill att "brödtextinitialen" ska följas av "brödtexten". Det var det första hindret vi var tvungna att övervinna.

Alternativ för textram

Nu kan jag kalla fram alternativen för textramen genom att högerklicka på den markerade textramen.





Där kan jag definiera att texten ska visas i en layout med tre kolumner. Så jag anger tre kolumner. InDesign har redan angett 58,711 mm som bredd. Det är exakt samma storlek som en kolumn. Om det inte stämmer för dig får du helt enkelt ange det manuellt och sedan bekräfta.

Ställ in alternativ för textram

Naturligtvis saknas det fortfarande något litet, eftersom hela texten, inklusive "Rubrik" och "Inledningstext", nu pressas in i tre kolumner.

Kolumnspann

Därefter måste du ändra de styckeformat som ska spänna över alla tre kolumnerna. Och det är naturligtvis vår "Rubrik" och "Inledningstext". Så vi väljer styckeformatet "Rubrik" genom att dubbelklicka på det och besöka fliken Kolumnspann till vänster. Där, under Styckeslayout, kan du inte välja den enskilda kolumnen, utan vi vill ha hela kolumnspannet. Jag bekräftar detta.

Och jag upprepar samma sak för styckeformatet "Introduktionstext". Även här vill jag nu ha hela kolumnspannet.

Du kan se vad som händer: När jag väljer Enkel kolumn definierar InDesign formatet så att den inledande texten pressas in i de fördefinierade kolumnerna som vi har definierat i alternativen för textramen. Om jag inte vill ha det så väljer jag hela kolumnspannet. Och nu har vi artikeln i stort sett i form.

Placera bilden

Två små saker: Du kan t.ex. placera en bild i mitten med Ctrl+D. Då öppnas dialogen Placera. Jag markerar sedan en bild, drar den över mittspalten och markerar textkonturen. Genom att dubbelklicka på textramens nedre handtag anpassas ramen till textmängden.





Författarförkortningen kan högerjusteras i sista stycket genom att placera markören mellan meningens punkt och författarförkortningen - och sedan trycka på Shift+Tab.

Skapa objektformat

Nu är artikeln nästan klar. Det är bara en sak kvar. Vi måste definiera ett objektformat för det hela. Därför klickar jag helt enkelt på textramen och skapar ett nytt objektformat (detta fungerar på samma sätt som med styckeformat).

Jag kallar objektformatet för "Kolumn DIN A4 stående". Sedan måste du kryssa i rutan för styckeformat. Sedan kryssar du i rutan bredvid "Tillämpa nästa format". Detta är mycket viktigt!

Vad exakt har vi gjort nu? Vi har försett en text med motsvarande styckeformat, vi har installerat motsvarande teckenformat och vi har packat in hela det här paketet - den här enskilda textramen - i ett objektformat så att hela formateringen kan hämtas av objektformatet "Kolumn A4 stående".

Och vad kan vi göra med det nu? Det är mycket enkelt: Du kan rita en textram, tilldela den objektformatet "Kolumn A4 porträtt" och skriva eller kopiera in din text i den - så är du klar med formateringen utan att behöva hämta upp styckeformat.

Naturligtvis kan du också flytta hela objektet till skrivbordet. Då skapas en snutt som du kan ta med tillbaka till InDesign om det behövs.

Naturligtvis kan du också spara en text som skapats med ett sådant objektformat i ett bibliotek för att använda den någon annanstans.

Ett annat alternativ är att integrera texten i InDesign så att den fungerar som en källa. Eventuella ändringar som du gör i texten utanför InDesign kommer då att överföras till InDesign.

Länka en textfil

Det här är väldigt enkelt: Jag kopierar in en text i ett InDesign-dokument och då är det viktigt att texten märks som en separat länk.

Standardinställningar för textlänkar

Texten har vanligtvis inte någon egen länk. Det går dock att ändra via menyn Edit>Preferences och där i området File handling. Det gör du genom att kryssa i rutan bredvid Länkplacering av text- och tabellfiler. Jag bekräftar detta en gång.

Indikator för textlänkar

Nu ska texten placeras ut igen efter att vi gjort ändringarna. Texten i InDesign är nu länkad till texten på skrivbordet ("Beispieltext.txt"). Du känner igen det på kedjan uppe till vänster i textramen och på att en länk har lagts till.

Om jag nu ändrar något i mitt ursprungliga textdokument, t.ex. rubriken, och sparar det, säger InDesign till mig: "Oj, oj, oj! Det har skett en förändring i källdokumentet. Jag måste påpeka detta".

Du känner igen detta på den gula triangeln med utropstecknet där kedjesymbolen tidigare var synlig. Denna varningssymbol visas också i kontrollpanelen för genvägar. Vi har möjlighet att reagera på förändringen. För att göra detta kan vi helt enkelt dubbelklicka på den gula varningssymbolen. Då ljuder ett larm igen och InDesign informerar oss om att den importerade versionen av "Beispieltext.txt" har redigerats. Vi kan bekräfta detta.

Tyvärr kastar InDesign nu bort mitt objektformat. Om du då ser en konstellation som denna, med ett litet "+" efter objektformatet (detta gäller även stycke- eller teckenformaten ), betyder det att motsvarande format har tilldelats detta objekt, men att en ändring har gjorts. Du kan enkelt åtgärda detta genom att hålla ned Alt-tangentenoch vänsterklicka på formatet. Texten kommer då att visas igen enligt definitionen i objektformatet - med den nya rubriken så som den ändrades i källdokumentet.

Som du ser kan du göra mycket med det. Potentialen är så omätbar; det finns så många sätt att integrera något sådant här i din dagliga arbetsrutin och rytm. Och just nu vill jag helt enkelt rekommendera att du testar det själv. Prova att arbeta med snippets eller med objektformat som dessa. Och försök också att göra exemplet med den olika kolumnlayouten, för chansen att du kommer att behöva detta någon gång är verkligen mycket stor.

Till dess önskar jag dig all lycka och mycket roligt!

Hälsningar

Stefan