Hitta snabbt data med funktionen SVERWEIS i Excel

När du arbetar med stora tabeller i Excel kan det vara mycket jobbigt att hitta den information du behöver. VLOOKUP-funktionen (Vertikalsökning) är ett kraftfullt verktyg som hjälper dig att söka och visa data snabbt och effektivt. I den här handledningen visar jag dig steg för steg hur du enkelt kan använda VLOOKUP-funktionen i din Excel-fil för att till exempel hitta produktinformation baserat på ett nummer.

Viktigaste insikterna

• VLOOKUP-funktionen möjliggör en snabb och okomplicerad sökning i stora dataset.
• Du kan använda VLOOKUP för att inte bara söka enskilda poster utan också för att få flera värden genom att justera funktionen därefter.
• VLOOKUP stödjer kombinationen av flera funktioner för att få skräddarsydda resultat.

Steg-för-steg-guide

Först och främst bör du se till att dina data är strukturerade i en tabell. Det är viktigt att den första kolumnen innehåller sökkriterierna (t.ex. produktnummer).

I början vill jag visa dig den mest grundläggande användningen av VLOOKUP-funktionen. För att använda funktionen, gå helt enkelt till cellen där resultatet ska visas och skriv in följande formel:

=VLOOKUP(...)

Här fyller du i de tre huvudargumenten i funktionen. I första steget anger du sökkriteriet. Det betyder att du måste ange numret på produktet du söker här.

Efter det lägger du till formeln med ett semikolon och väljer det område som innehåller datan du vill söka igenom. Vanligtvis innefattar detta område alla relevanta kolumner i din tabell.

Därefter lägger du till ett ytterligare semikolon och anger kolumnindex som anger från vilken kolumn resultatet ska visas. Antag att du vill veta produkts varumärke, så du lägger till numret på den relevanta kolumnen.

Nästa argument är noggrann matchning. Som standard är det rekommenderat att använda värdet "FALSKT" här för att säkerställa att endast exakta matchningar visas. För att avsluta formeln, avsluta den med en parentes.

Nu kan du få resultatet. Om du till exempel anger numret 2, kommer "Volkswagen" att visas, och med numret 4 ser du "Audi".

Kanske vill du också se mer detaljerad information om produkten, som modell. I så fall måste du kopiera formeln genom att kopiera den aktuella cellinnehållet med CTRL + C och sedan klistra in den i en annan cell med CTRL + V.

Om du vill kombinera båda informationerna i en cell kan du också göra det. Ta bort de två tidigare formlerna och lägg till en annan funktion. Här använder du det kommersiella och-tecknet (&) för att separera resultaten. Lägg till VLOOKUP-funktionen igen och glöm inte att ange motsvarande kolumnindex.

Genom att trycka på Enter-tangenten får du nu ett resultat i en cell, som t.ex. visar "Audi A4" eller "Volkswagen Golf".

Om resultatet inte visas i önskat format kan du också använda andra separatorer. Istället för ett kommatecken kan du använda ett mellanslag eller någon annan symbol.

Nu har du informationen med modellerna i en cell, vilket avsevärt förenklar din arbetsprocess.

Sammanfattning

I denna handledning har du lärt dig hur du kan använda SVERWEIS-funktionen i Excel för att snabbt och målinriktat hitta produktinformation baserat på ett söknummer. Genom att korrekt tillämpa denna funktion kan du göra ditt arbete med stora datamängder betydligt effektivare.