Otter.ai ile online toplantıların etkili şekilde protokol edilmesi

Toplantıların etkin dökümantasyonu vazgeçilmezdir. Özellikle uluslararası veya İngilizce konuşulan toplantılarda, önemli bilgileri kaydetmek zor olabilir. Otter.ai aracı, otomatik olarak konuşmaları kaydederek metin formatına dönüştürerek pratik bir çözüm sunar. Bu kılavuzda, çevrimiçi toplantılarınızı etkin bir şekilde belgelemek için Otter.ai'yi en iyi şekilde nasıl kullanacağınızı göstereceğim.

En Önemli Bulgular

Otter.ai, yalnızca toplantılardaki konuşmaları belgelemekle kalmaz, aynı zamanda kimin konuştuğunu ve ne söylendiğini belirler. Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams gibi platformlarla çalışır ve kayıtları içinde anahtar kelimeler aramanızı sağlar. Böylece her zaman bilgiye erişebilir ve genel bir bakışa sahip olabilirsiniz.

Adım Adım Kılavuz

Adım 1: Otter.ai'ye Kayıt Olma

Araçtan yararlanmak için öncelikle Otter.ai'ye kayıt olmanız gerekmektedir. Bunun için Otter.ai websitesine gidin ve "Kaydol"u tıklayın. İşte giriş sayfasının nasıl göründüğünü aşağıda görebilirsiniz.

Kayıt olduktan sonra, tüm gerekli işlevlere erişebileceğiniz panele sahip olacaksınız. Burada konuşmalarınızı yönetebilir ve yeni toplantılar düzenleyebilirsiniz.

Adım 2: Toplantı Aracınıza Bağlanma

Otter.ai, yaygın toplantı araçlarına sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir. Giriş yaptıktan sonra, örneğin Zoom'u Otter.ai ile bağlama seçeneğine sahip olabilirsiniz. Ayarlar içinde "Entegrasyonlar" seçeneğini arayın ve "Zoom"u seçin. Bir sonraki ekran görüntüsü, bu entegrasyon sürecini size gösterecektir.

Bağlantıyı kurmak için gösterilen talimatları izleyin. Bu sayede Otter.ai, Zoom toplantılarınıza otomatik olarak katılacak ve başladığında kaydedecektir.

Adım 3: Toplantıyı Hazırlama

Bir toplantıyı kaydetmeden önce, toplantının URL'sini hazırda bulundurmak faydalı olacaktır. Tek yapmanız gereken Zoom toplantınıza gidip davet bağlantısını kopyalamaktır. Bu bağlantıyı Otter.ai'ye yapıştırarak toplantıyı planlayabilirsiniz. Bu giriş alanının nasıl göründüğünü aşağıdaki ekran görüntüsünde görebilirsiniz.

Toplantıya ilişkin detaylar ekleyebileceğiniz bu alanda, tarih ve saat gibi öğeleri ekleyerek kaydın zamanında başlamasını sağlayabilirsiniz.

Adım 4: Toplantıyı Kaydetme

Şimdi, toplantınızı kaydetmeye hazırsınız. Toplantıya başlamadan önce Otter.ai'deki kaydı etkinleştirdiğinizden emin olun. Kaydı başlatmak için "Kaydet"e tıklamanız yeterli olacaktır. Bu butonun Arayüzde nasıl göründüğünü aşağıdaki ekran görüntüsünde görebilirsiniz.

Toplantı başladığında, Otter.ai otomatik olarak transkripsiyona başlar ve kimin ne dediğini belgeler. Bu, hangi bilgiyi kimin sağladığını anlamanıza yardımcı olmak için özellikle yararlıdır.

Adım 5: Toplantıdan Sonra

Toplantıdan sonra, Otter.ai'de kaydı görebilirsiniz. Tüm konuşmayı arayabilir, belirli anahtar kelimelerle arama yapabilir ve içerikleri düzenleyebilirsiniz. Bu sayede ilgili bilgilere hızla erişmenize yardımcı olur. Aşağıdaki ekran görüntüsü, kaydedilen konuşmaların düzenine nasıl sahip olabileceğinizi göstermektedir.

Arama işlevi sayesinde, önceki toplantılarda ele alınan konuları arayabilirsiniz, örneğin "Müşteri Edinme". Bu, önceki toplantılara tekrar bakmak istediğinizde büyük bir avantajdır.

Adım 6: Kayıtların Paylaşılması

Otter.ai, kayıtların iş arkadaşları veya ekip üyeleriyle paylaşılmasına olanak tanır. Kaydınızın bağlantısını kopyalayarak ve göndererek notları kolayca paylaşabilirsiniz. Bir sonraki ekran görüntüsünde Paylaşma düğmesinin bir örneğini görebilirsiniz.

Bilgileri paylaşmak, tüm takım üyelerinin tartışılan konulara erişimini sağlamanın harika bir yoludur ve önemli bir şeyin kaybolmamasını garanti eder.

Özet

Otter.ai, çevrimiçi toplantıları verimli bir şekilde kaydetmenizi ve belgelemenizi sağlayan yenilikçi bir araçtır. Yardımıyla toplantı sırasında not tutmayı bırakabilir ve içeriklere odaklanabilirsiniz. Zoom gibi toplantı platformlarıyla kolay entegrasyonu sayesinde her zaman önemli bilgilere erişebilirsiniz.