Zoom, toplantıları planlamanın ve katılımcıları özel olarak davet etmenin kolay ve etkili bir yolunu sunar. Bu kılavuzda, bir Zoom toplantısını ön plana çıkarmanın ve ilgili bağlantıyı e-posta yoluyla gönderebilmenin nasıl olduğunu öğreneceksiniz.
En Önemli Bulgular
- Doğru planlama bir toplantının başarısı için hayati öneme sahiptir.
- Tarih, saat ve katılımcı gibi toplantı detaylarını belirleyebilirsiniz.
- Bağlantıları e-posta yoluyla gönderme olanağı, katılımcılarınızı hızlı ve verimli bir şekilde bilgilendirmenize yardımcı olur.
Adım Adım Kılavuz
Bir Zoom toplantısını ön plana çıkarmak için şu adımları izleyin:
1. Zoom Toplantısı Planlama
Zoom uygulamasını açın ve "Planla" seçeneğini seçin. Toplantının detaylarını belirleyebileceğiniz yeni bir pencereye yönlendirileceksiniz.
2. Toplantı Başlığını Belirleme
Doldurmanız gereken ilk alan, toplantının başlığıdır. Bu net ve açık bir konuyu içermelidir, böylece tüm davet edilen katılımcılar hemen konunun ne olduğunu anlar. Örneğin "Temmuz Proje Toplantısı" veya "Proje Planlaması XY" yazabilirsiniz.
3. Tarih ve Saat Seçimi
Şimdi toplantı için tarihi ve saati seçin. Örneğin, 31 Ekim 2023 10.00 olarak gelecekte bir tarih belirleyebilirsiniz. Ayrıca toplantının yaklaşık süresini tahmin etmeyi unutmayın, bu durumda bir saatlik bir süre ayırabilirsiniz.
4. Tekrarlayan Toplantıları Ayarlama
Eğer düzenli bir toplantı planlayacaksanız, tekrarlayan bir toplantı olarak ayarlayabilirsiniz. Örneğin, bu toplantının her Cumartesi saat 10.00'da gerçekleşmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz. Ancak çoğu durumda bu isteğe bağlıdır ve ihtiyaçlarınıza bağlıdır.
5. Zaman Dilimini Belirleme
Doğru zaman dilimi seçildiğinden emin olun. Bu örnekte, çoğu Orta Avrupalı için geçerli olan "Paris" zaman dilimini seçtiniz.
6. Toplantı Kimliği ve Güvenlik Kodunu Ayarlama
Toplantı Kimliği otomatik olarak oluşturulur. Ek güvenlik sağlamak için bir güvenlik kodu ekleyebilirsiniz. Bu kod, katılımcıların telefon veya konferans sistemleriyle bağlanmak istediklerinde gereklidir.
7. Bekleme Odası Yapılandırma
Bekleme Odası, katılımcıların toplantıya girmeden önce kontrol edilmesini sağlayan bir özelliktir. Bekleme Odasını etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Bekleme Odası etkinleştirildiğinde, her katılımcıyı kabul etmeniz gerekecektir.
8. Video Ayarlarını Belirleme
Toplantı başladığında hem Sunucu hem de Katılımcıların videolarını etkinleştirip etkinleştirmeyeceklerine karar verin. Bu özellik, bir kişinin toplantıyı planladığı ancak katılmayacağı durumlarda özellikle faydalı olabilir.
9. Takvim Seçeneklerini Belirleme
Hatırlatma için hangi takvimi kullanmak istediğinizi seçin. Outlook, Google Takvim ve diğer seçenekler arasından seçim yapabilirsiniz. Bu durumda Outlook'u tercih ettiniz.
10. Gelişmiş Ayarları Düzenleme
Gelişmiş Ayarlar altında, katılımcıların Sunucudan önce toplantıya girebilmeleri gibi ek şartları belirleyebilirsiniz. Ayrıca, yeni katılımcıların hemen sessizleştirilmesi seçeneğini etkinleştirmelisiniz.
11. Toplantıyı Kaydetme
Tüm ayarlamaları yaptıktan sonra "Kaydet"e tıklayın. Toplantı şimdi oluşturulmuş olacak ve toplantı için linki görüntüleme seçeneğiniz olacak.
12. E-Posta ile Bağlantı Gönderme
Bağlantıyı göndermek için kopyalayabilir ve davet edilen katılımcılara bir e-posta gönderebilirsiniz. Zoom içindeki işlevi de kullanabilirsiniz, ancak bazen hata yapabilir. Tüm katılımcıların zamanında almasını sağlamak için bağlantıyı kendi e-postanıza el ile kopyalayıp göndermeniz tavsiye edilir.
13. E-Posta Gönderimini Onaylama
E-posta programınıza giderek davetin başarılı bir şekilde gönderildiğini onaylayın. Davet ettiğiniz kişilere doğrudan bağlantıyı gönderebilirsiniz, kişisel bir e-posta yazarak.
14. Toplantıya Katılım
Şimdi her şey hazır, davet edilen kişiler toplantıya katılabilir. Gönderdiğiniz bağlantı sayesinde herkes doğrudan toplantıya ulaşabilir.
Özet
Bu adımlarla Zoom toplantısını etkili bir şekilde önceden planlayabilir ve tüm katılımcıların zamanında bilgilendirilmesini sağlayabilirsiniz. Farklı seçenekler ve ayarlar, toplantınızı verimli ve düzenli şekilde yapmanıza yardımcı olur.
Sıkça Sorulan Sorular
Zoom toplantısını nasıl planlarım?Zoom uygulamasını açarak planla seçeneğini seçip gerekli detayları girerek bir toplantı planlayabilirsiniz.
Yinelenen bir toplantı oluşturabilir miyim?Evet, planlarken bir toplantıyı yinelenen olarak ayarlama seçeneğiniz vardır.
Toplantı bağlantısını nasıl e-posta ile gönderirim?Bağlantıyı kopyalayıp bir e-postaya yapıştırabilir veya daveti doğrudan Zoom üzerinden gönderebilirsiniz. Bağlantının ulaşmasını sağlamak için manuel olarak göndermeyi tercih edilir.
Warteraum nedir?Warteraum, katılımcıların ne zaman toplantıya katılabileceklerini kontrol etmenizi sağlayan bir özelliktir. Bu katılımcıları kabul etmeden önce içeri girmelerini gerektirir.
Katılımcıları nasıl sessize alabilirim?Gelişmiş ayarlarda yeni katılımcıların otomatik olarak sessize alınmasını belirleyebilirsiniz.
