Excel dosyalarındaki meta verilere dikkat edin: Güvenli şekilde işleyin

Meta veriler, özellikle dosyaları paylaştığınızda ya da gizli bilgiler eklediğinizde Excel dosyalarında gizli bir risk oluşturabilir. Bu bilgiler her zaman hemen görünür olmayabilir, ancak basit işlemlerle paylaşılabilirler. Eğer amacınız, hassas verilerin üçüncü taraflara gitmediğinden emin olmaksa, meta verilerin ne olduğunu anlamak ve onları güvenli bir şekilde düzenleyebilir veya kaldırabilirsiniz.

En Önemli Bulgular

• Meta veriler, genellikle kişisel veya gizli bilgiler içeren dosyanızla ilgili ek bilgilerdir.
• Excel dosyalarından kişisel bilgileri kaldırmak için basit yöntemler vardır.
• Meta verilerin doğru bir şekilde işlenmesi, veri gizliliği ihlallerinden kaçınmanın önemli bir parçasıdır.

Adım Adım Kılavuz

İlk olarak boş bir Excel tablosuna bakacağız. Boş bir tablo açtığınızda, dikkat çekici görünmeyebilir gibi görünebilir, ancak biraz daha yakından bakalım.

Dosyanızın özelliklerini görebilirsiniz, dosya simgesine sağ tıklayarak ve "Özellikler"i seçerek. "Detaylar" bölümünde birçok bilgi içeren bir alan bulmalısınız. Burada dosyayı oluşturan yazarın adı da dahil olmak üzere açıklayıcı metinler, etiketler hatta bulabilirsiniz.

Son kaydetme tarihine ve oluşturma tarihine özellikle dikkat etmelisiniz. Bu veriler gizli bilgileri açığa çıkarabilir ve başkalarının görmesini istemeyebilirsiniz. Bu tür ayrıntıların dosya paylaşıldığında bile görünür kalabileceğini unutmak kolaydır.

Değiştirilmiş bir dosyayı patronunuza veya müşterinize gönderiyorsanız, eski yorumlar veya önceki yazar bilgileri gibi utanç verici veya gizli bilgiler içerebilir. Bu bilgilerden kaçınmak için onları bir tıklamayla silebilirsiniz.

Bunun için Excel dosyanızı yeniden açın. Menüden "Dosya"ya gidin ve "Özellikler"i seçin. Farklı alanlar arasında dolaşırken dosyanın başlığını değil, belki fark etmediğiniz diğer meta verileri de göreceksiniz.

Meta verileri etkili bir şekilde kaldırmanın en iyi yollarından biri dosyayı kaydetmeden önce yeniden düzenlemektir. Dosyayı kaydederken ya da PDF gibi yeni bir formata dönüştürürken, hassas bilgilerin aktarılmamasını sağlamalısınız.

Dosyayı PDF olarak kaydetmek istediğinizde, "Dosya"ya gidin ve sonra "Farklı Kaydet"i ve ardından "PDF"i seçin. Bu şekilde, dosyanın fiziksel olarak yazdırılmadığı sürece Excel dosyasından meta veri içermeyen yeni bir dosya oluşturulur.

Dosya göndermeden önce meta verileri temizlemek için başka bir seçenek de mevcuttur. "Dosya" menüsünde "Çalışma Kitabı Denetle" seçeneği altında kişiselleştirilmiş bilgileri tespit edip kaldırabilirsiniz. Sadece "Belgeyi Denetle"ye tıklayarak uygulama mevcut olan tüm meta verileri size bildirir ve onları kaldırma seçeneği sunar.

Tüm bilgileri kaldırdıktan sonra dosyayı tekrar kaydetmelisiniz. Ardından özellikleri tekrar kontrol ettiğinizde, tüm hassas bilgilerin kaybolduğunu göreceksiniz.

Dosyanın oluşturulma tarihi ve son erişim tarihinin dosya bir parçası oldukları için hala mevcut kaldığını belirtmek önemlidir. Ancak dosyanın tamamen anonimleştirilmesi gerekiyorsa, yapabileceğiniz tek şey yeni bir dosya oluşturmaktır. İçeriği yeni bir belgeye kopyalayın.

Yeni belgeyi farklı bir isimle kaydet. Böylece sadece istenen bilgilerin yeni dosyada saklandığından emin olunur.

Bu dosyada da genellikle alıcılarla paylaşılan yazar verileri ve oluşturulma tarihlerinin silinmesi gerektiğinden emin olun.

Bu şekilde, özellikle iş bağlamında utanç verici olabilecek metaveri ağlarını önlersin. Bu, eski materyalleri yeni dosyalarla değiştiren ve bu sırada metaverileri güncellemeyen öğrenciler gibi bir örnektir.

Özet

Office dosyalarındaki metadatalarla uğraşırken dikkatli olmalısın. Metadatayı yaratıcı ve dokümanın geçmişi hakkında değerli bilgiler sunabilirken, dışarı sızması gerekmeyen hassas verileri de içerebilir. Bu bilgilerin düzenlenmesi ve kaldırılmasının bilgisi, gizli içerikleri korumak ve rahatsız edici durumları önlemek için anahtardır.