Fatura şablonunu düzenleme kılavuzu ve örneği

Word'de alanları düzenlemeyi ve bir Word belgesindeki her şeyi nasıl güncelleyeceğinizi öğrenin. Kısa ve daha sonra daha ayrıntılı olarak açıklandı, Word fatura şablonu örneğimizde.

Hızlı Gezinme

• Word'de Alanları Düzenleme ve Her Şeyi Güncelleme Kılavuzu
• Word'de Alanları Güncelleme – Fatura şablonlarımızın genel çalışma prensibi
• Yeni Alanlar Ekleyip Düzenleme – Fatura şablonlarını özelleştirme
• Tüm Alanları Düzenleme ve Her Şeyi Güncelleme – Hızlı bir iş akışı için ipuçları

Word'de Alanları Düzenleme ve Her Şeyi Güncelleme Kılavuzu

Word'de alanları düzenlemek için tüm alan işlevlerini nasıl görüntüleyeceğinizi öğrenin:

• Metni tüm belgeyi Ctrl + A kısayoluyla işaretleyin.
• Kısayol menüsünü açmak için sağ tıklayın.
• Oradan Alan İşlevlerini Aç/Kapat'ı tıklayın.

Örneğin bir Word belgesinde her şeyi güncelleyebilirsiniz, alanlar veya içindekiler gibi:

• Belgeyi Ctrl + A kısayoluyla işaretleyin.
• Sonra F9 tuşuna basın.

Word'de Alanları Güncelleme – Fatura şablonlarımızın genel çalışma prensibi

Word için fatura şablonlarımız, otomatik olarak değerleri hesaplama alanları içerir. Bu örnekte, bir Word belgesindeki tüm alanları nasıl düzelteceğinizi ve düzelteceğinizi açıklıyoruz:

İndirdikten sonra Word fatura şablonunun, değerleri otomatik olarak hesaplayan bir sürümünü açın. Toplam fiyatların hesaplandığı arka sütunda bir sayıya tıklarsanız, bu gri renkte görünür. Bunun nedeni burada formüllü alanlar olmasıdır. Örneğin, Toplam sütunundaki alan, belirtilen Miktarı ilgili Birim Fiyatı ile çarpar.

Bir hesaplama alanının başvurduğu değerleri değiştirirseniz, sonuç önceki şekilde kalır.

Alanın yeni bir hesaplama yapmasını istiyorsanız, alanı güncellemeniz gerekir. Bunun için üç seçeneğiniz vardır:

• Kontext menüsünden tek bir alanı güncelle: Alanın üzerine sağ tıklayın ve Alanları Güncelle'yi seçin.
• Kısayol tuşuyla tek bir alanı güncelle: Alanı sol tıklama ile seçin ve klavyede F9 tuşuna basın.
• Word belgesindeki tüm alanları güncelle: Tüm belgenizin içeriğini Ctrl + A ile seçin. Sonra F9 tuşuna basın.

Yeni Alanlar Ekleyip Düzenleme – Fatura şablonunu özelleştirme

Kesinlikle faturalarınız nadiren aynı sayıda fatura kalemine sahip olacaktır. Diğer kalemler eklemek istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyin:

Şu anda en son konumun satırına sağ tıklayın. Açılan menüden Yapıştır altından Alt satıra yapıştır seçeneğini seçin.

Yeni satırı istediğiniz değerlerle doldurun. Toplam fiyatları otomatik hesaplamak için arka sütundan zaten mevcut bir alanı kolayca alabilirsiniz: Üst satırlardan birinde bir alanı işaretleyin, kopyalayın ve yeni satıra yapıştırın.

Alanı güncellediğinizde değerlerin yanlış olduğunu fark edeceksiniz. Bunun nedeni, formülün kopyalanan alandaki hücrelere dayanmasıdır. Dolayısıyla şimdi formüldeki referansları değiştirmeniz gerekmektedir.

Bir alanın formülünü görmek için, sağ tıklayarak Alan işlevlerini aç/kapatı seçin.

Şimdi referansları değiştirebilirsiniz. Hücre numaralandırması Excel'deki gibi çalışır: Tablonun sol üst köşesinden hücre A1 ile numaralandırma başlar.

Örneğe bakarsak: Toplam sütununda yeni konumun alanı önce tablonun 5. satırından kopyalanmıştı. Ancak 6. satırın doğru değeri hesaplanacak şekilde referansları D6 ve E6 olarak ayarladık.

Önemli: Net fiyat, KDV tutarı ve toplam fatura miktarı otomatik olarak hesaplanır. Dolayısıyla tablonuza yeni satırlar eklediğinizde, ilgili referansları da değiştirmeniz gerekir. Var olan satırları kaldırdığınızda da aynısı geçerlidir.

Örneğe bakarsak: Aşağıdaki toplamlara yeni 6. satır da dahil edilsin, bu durumda oradaki referanslar da F5'ten F6'ya ayarlanmalıdır.

Tüm formülleri düzgün şekilde ayarladıktan sonra, alan işlevlerini tekrar kapatın (Sağ tıklayın > Alan işlevlerini aç/kapat) ve alanları güncelleyin.

Tüm alanları düzenle ve tümü güncelle – Hızlı bir iş akışı için ipuçları

Fatura şablonlarını hızlı bir şekilde fatura konumlarına göre ayarlamak için şu iş akışını öneririz:

Word şablonunu açın ve faturanızdaki tüm yeni konumlar için satırları ekleyin ve tüm konumlar için ilgili bilgileri ekleyin. Ya da fazla olan satırları kaldırın.

Şimdi 'Toplam Fiyatlar' sütunundan bir alanı kopyala ve tüm yeni satırlara yapıştır.

Tüm belgeyi seçmek için Ctrl + A kısayolunu kullan. Fare sağ tıkla ve bağlam menüsünden tüm alan fonksiyonlarını görüntüle.

Yeni eklenen tüm alanlar ve Net, KDV ve Toplam miktarlar için referansları şimdi güncelle.

Tüm belgeyi tekrar seç, bağlam menüsünden alan fonksiyonlarını tekrar gizle ve tüm alanları güncellemek için F9 tuşuna bas.