Відкриємо браузер та запустимо Google Docs - щодня цей веб-додаток стимулює нас дружно натискати клавіші. Що саме зустріло нас насправді корисними скороченнями та дійсно корисними функціями, ми узагальнюємо тут для вас... Топ-поради та трюки з практики!
Протягом використання Google Docs у нашій команді накопичилось багато практичного досвіду, який ми хочемо поділитися з вами. 11 та більше перевірених порад та трюків з нашої практики... Давайте почнемо!
- 01 | Ті ж самі стилі у всіх документах
- 02 | Легко зробити зміст: автоматичний зміст
- 03 | Прямо до місця в тексті: задайте закладки
- 04 | Клацанням сюди: посилання на заголовки та закладки
- 05 | Посилання між Google Docs та Google Таблиці
- 06 | Підрахунок слів та знаків
- 07 | Топ-десятка скорочень
- 08 | Форматування таблиць та увімкнення/вимкнення переповнення рядків
- 09 | Вирішено: проблема з переліками справ (ОНОВЛЕННЯ)
- 10 | Одночасна робота над документом
- 11 | Вилучення зображень високої якості з документу Google Docs
- 12 | Короткі нотатки: Інші поради та трюки
1 | Структура для всіх документів: визначайте власні стандартні стилі
Ми використовуємо Google Docs, серед іншого, щоб докладно описати нашим розробникам які зміни були внесені до TutKit.com або які нові функції мають бути розроблені для платформи. Це швидко призводить до того, що збирається 10, 30, 50 та більше сторінок разом і безліч документів.
Особливо в таких обширніших проектах наше рекомендація така: Використовуйте стандартні стилі Google Docs або визначайте власні. На даний момент можна використовувати стилі для звичайного текс, для назв документів, для підзаголовків та трьох рівнів заголовків.
Перевага стандартних стилів (як у інших текстових процесорах): з їх допомогою ви зможете створити автоматичне зміст всього за одне натискання. Крім того, дуже легко створити посилання на заголовки вашого тексту.
Використання стандартних стилів: Виділіть ділянку тексту, на яку ви хочете застосувати стиль, або встановіть курсор на місце в розділі, який ви хочете форматувати. Відкрийте меню стандартів і виберіть необхідний стиль.
Створення власних стандартних стилів: Відформатуйте ділянку тексту у документі так, як ви бажаєте мати певний стиль. Відкрийте меню стандартів. Виберіть відповідну функцію Оновити стиль відповідно для обраного стилю.
Особисті стандартні стилі для використання в усіх документах Google Docs: Для всіх стандартних стилів за вашими налаштуваннями скористайтесь Оновити стиль відповідно. Відкрийте меню стандартів і виберіть опцію Зберегти як особисті стандарти. Тепер ви зможете викликати ваші особисті стилі у кожному документі Google Docs (у меню стилів в Використовувати мої стандарти під Опції).
2 | Легка структура: Структура документа, автоматичний зміст
Якщо ви дотримуєтеся 1, тоді 2 стає легкістю. Використовуючи стандартні стилі для ваших заголовків, Google Docs знає, як структуровано ваш документ. Через маленьку іконку списку у лівому куті ви зможете в будь-який момент отримати доступ до структури документа і переходити від заголовка до заголовка.
До речі, зробимо це – запам'ятай ці три швидкі ключа:
- Відкрити структуру документа: Ctrl + Alt + A + H або Ctrl + Cmd + A + H
- Перейти до наступного заголовка: Ctrl + Alt + N + H або Ctrl + Cmd + N + H
- Перейти до попереднього заголовка: Ctrl + Alt + P + H або Ctrl + Cmd + P + H
Через вкладку Вставити ви зручно створюєте для свого документа зміст одним кліком. Якщо ви це вже зробили, ви можете будь-коли оновити його за допомогою піктограми зі стрілкою в лівому верхньому куті змісту, а також переходити до відповідного місця в документі, клацнувши на пункт змісту.
3 | Завжди швидко за допомогою закладок
„Любий Стефан, можеш швидко пролистати це?“ … Часто члени команди не повинні читати всю сторінкову брошуру з 100 сторінок. Замість цього важливо часто направляти їх на конкретний розділ. Для цього чудово підходить функція Закладка: Просто клацніть на Вставити, а потім натисніть на Закладка, скопіюйте її посилання та надішліть його.
Мабуть, одна з наших улюблених функцій у Google Docs, оскільки вона дійсно часто використовується: для внутрішніх посилань у документах (див. пункт 4), для посилань у системі квитків наших програмістів і також для посилань у таблиці нашого плану редакції у соціальних мережах.
4 | Посилання на заголовки та закладки
Ви пишете і пишете, а потім раптом хочете швидко вказати на інше місце у документі? Це дуже зручно робити в Google Docs за допомогою Вікна створення посилань. Ось як відкрити його:
- Клацніть на символ ланцюжка в панелі меню.
- Або клацніть правою кнопкою миші та у контекстному меню виберіть Створити посилання.
- Та навіть краще: Натисніть на вашій клавіатурі Ctrl + K або Ctrl + K.
У нижній частині Вікна створення посилань ви знайдете справжню чарівну область цієї функції: Заголовки та закладки. Там вам доступний гарний список всіх ваших заголовків та закладок для прямого посилання. Дуже зручно!
5 | Чудово підключено: Посилання на конкретні комірки в Google Sheets
Таким чином, з використанням вищезгаданих закладок можна створювати чудові посилання на певний розділ у документі Google Docs та, наприклад, розміщувати їх у таблиці Google Sheets.
Але чи це можливо наобір? Чи можна отримати посилання на певну комірку у Google таблиці? Для цього нам дуже потрібно було б рішення, і ось воно, це зробити можна по-іншому – але це можливо:
Клацнувши правою кнопкою миші на відповідну комірку, у контекстному меню необхідно вибрати пункт «Інші дії для комірок». Саме там прихована те, що нам потрібно: отримати функцію «Посилання на цю комірку». Після кліку, він буде знаходитися в буфері обміну ...
... і може бути подальше використання, наприклад, вставити в документ Google Docs ... Ми регулярно використовуємо закладки у Google Docs та посилання на певні комірки в Google Sheets, щоб стрибати між таблицями та документами.
6 | Відстежте показник: Показник кількості слів
Часто – дійсно дуже часто під час написання текстів важлива кількість слів або знаків. Яка довжина документу, над яким ви зараз працюєте? Цю інформацію ви можете отримати в Google Docs у меню Інструменти та Підрахунок слів, або через швидко Ctrl + Shift + C.
Також ви можете активувати показник кількості слів при писанні. Тоді внизу вашого документа буде доступне меню, за допомогою якого ви в будь-який момент можете переглянути кількість сторінок, слів, знаків з пробілами та без них. Ця функція працює навіть, якщо ви виділяєте окремі частини тексту.
7 | Так руки на клавіатурі: Використання скорочень клавіш
Ctrl + C для Копіювати, Ctrl + V для Вставити, Ctrl + Z, щоб скасувати останню дію, а також Ctrl + A, щоб виділити весь текст ... Ці та багато інших комбінацій клавіш скорочують шлях до отримання потрібного результату не тільки в Google Docs. Такі як ці скорочення ми також регулярно використовуємо – і крім того ці, наші особисті Топ-10 скорочень клавіш для Google Docs:
| Місце | Опис | Скорочення клавіш |
| 1 | Вставити текст без форматування | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Вставити перенос сторінки | Ctrl + Enter |
| 3 | Виділити текст жирним | Ctrl + B |
| 4 | Зробити текст нахиленим | Ctrl + I |
| 5 | Відкрити вікно вставки посилання | Ctrl + K |
| 6 | Пошук та заміна | Ctrl + F |
| 7 | Перехід до наступного/попереднього закладки | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Підкреслення тексту | Ctrl + U |
| 9 | Застосувати стандартні стилі (звичайний текст та заголовки від 1 до 6) | Ctrl + Alt + [0–6] |
| 10 | Рахувати слова | Ctrl + Shift + C |
До речі: Комбінація Strg + Alt + N ймовірно означає "наступний", тобто виклик наступного елементу, комбінація Strg + Alt + P ймовірно для "попередній", тобто виклик попереднього елементу. Якщо ви це раз запам'ятаєте і додаєте до комбінацій ще одну з цих букв, ви з легкістю перейдете через документ - кілька дрібних запам'ятовувань:
| Опис | Кейс |
| До наступного/попереднього заголовка (H для "заголовка") | Strg + Alt + N/P + H |
| Для наступного/попереднього закладки (B для "закладки") | Strg + Alt + N/P + B |
| Для наступного/попереднього коментаря (C для "коментаря") | Strg + Alt + N/P + C |
| Для наступного/попереднього посилання (L для "посилання") | Strg + Alt + N/P + L |
| Для наступного/попереднього графічного елемента (G для "графіки"?!) | Strg + Alt + N/P + G |
| До наступного/попереднього списку (O може бути для "послідовного списку"?!) | Strg + Alt + N/P + O |
8 | Комірки, рядки, стовпці та переповнення рядків: Форматування таблиць
Чи ви знайомі з цим? Таблиця починається з одного боку, тягнеться до наступного - і один рядок якось залишається між сторінками. Можна вважати це нормальним. Але можна і не любити.
Крім того, у вас є можливість знайти додаткові налаштування та можливості форматування у „Властивостях таблиці“. Ймовірно, найважливіші знаходяться під „Вирівнюванням“, де ви можете визначити вертикальне вирівнювання комірок, а також під „Колір“, де можна налаштувати рамку вашої таблиці. Якщо ви хочете вимкнути це, виберіть 0 пт у „Товщині ліній“.
9 | Чи можна відмітити: проблема з контрольними списками (ОНОВЛЕННЯ)
Вау. Проте Google Docs помітив і вирішив проблему з контрольними списками. Раніше було так, що ви могли додати контрольні списки у документ одним кліком, але: При відмітці прапорця текст залишався висіченим і перекресленим. Щоб обійти це, ви могли створити таблицю, в якій блоки і текст розміщувалися у двох окремих стовпцях.
Як вже було сказано - проблема з контрольними списками тепер більше не існує: Під символом для контрольних списків тепер можна вибрати тип контрольного списку, який ви хочете використовувати: У одному випадку все залишається як раніш (текст перекреслюється при відмітці прапорця). У іншому випадку просто вставляється галочка в коробку. Маленьке і просте, але дуже практичне доповнення.
10 | Одночасно робота над документом: Наскільки це добре?
Як вже зазначалося, ми використовуємо Google Docs переважно тоді, коли документи потрібно редагувати разом із іншими особами або коли вони мають бути перевірені цими особами. Це відповідає на питання, яке вже було задане в цьому розділі: Google Docs насправді ідеально підходить для спільної роботи над документом.
Просто запросіть інших редакторів (через Файл > Надати доступ або товстий блакитний кнопку у правому верхньому куті) і надайте їм необхідні права. Переглядачі можуть лише переглядати документ. Коментатори можуть додавати коментарі. А Співавтори отримують повний доступ на читання та запис.
Щоб зробити коментарі, виділіть відповідний фрагмент та додайте коментар через Вставка > Коментувати. Якщо ви використовуєте символ @, ви навіть можете звернутися безпосередньо до окремих осіб. Це, до речі, працює і в самому документі.
Звичайно, співавтори можуть вільно редагувати документ на свій смак. Проблема в тому, що схоже відслідкувати, хто що змінив, можна залишитися завдяки історії змін (доступній за Файл або через скорочення Ctrl + Alt + Shift + H). Але набагато ефективніше співпрацювати за допомогою Режиму пропонувань.
Усі співавтори можуть увімкнути його за допомогою піктограми редагування. Якщо вони зараз вносять зміни до документу, вони спочатку будуть відображені як пропозиція. Нові фрагменти тексту підкреслені кольором, видалені ділянки виписані.
Як тільки пропозиції співавторів включені в документ, їх можна прийняти, відхилити або прокоментувати через автоматично додані поля коментарів. Як я сказав: функція Пропонування може бути дуже корисною при спільному роботі над документом!
11 | Вбудовані зображення в завантаження найкращої якості
Перед вами документ Google Docs іншої людини, включно з численними зображеннями? І саме ці зображення ви хочете скопіювати у якості, в якій вони були вставлені у документ? Звичайне копіювання та вставлення тут мало ймовірно працюватиме, оскільки ви отримаєте тільки якість, у якій їх показано вам у Google Docs.
Отже, ось як це працює: Клацніть на Файл та Завантажити на Веб-сайт (.html, .zip). Таким чином, програма для вас упакує весь документ. У ZIP-архіві, який ви завантажите, ви отримаєте також всі зображення у найкращій якості.
12 | Короткий огляд: Інші поради щодо Google Docs
Це все? Ні! Ось додаткові маленькі поради та трюки щодо Google Docs, які ми, до певної міри, самі випробували:
Зміна кольору фону та налаштування сторінки у альбомному форматі
Не хочете білого на чорному? Або потрібний альбомний формат? Колір фону вашого документу, а також формат паперу та орієнтацію сторінки можна визначити в Файл у Налаштуваннях сторінки.
Вставка виносків
Розмір верхньої та нижньої поля визначається відповідним пунктом меню Формат. Там також можна налаштувати, що перша сторінка має відрізнятися від решти документу і що верхній та нижній поля на парних та непарних сторінках повинні відображатися по-різному. Виноски найлегше додаються за допомогою гарячих клавіш Ctrl + Alt + F.
Функція відкриття для швидкого пошуку
Bei Відкриття зазвичай мається на увазі внутрішній пошук Google Docs. Цю функцію можна знайти серед Інструменти. Альтернативно ви можете відкрити її знизу праворуч за допомогою знаку мовчання та зірки або за допомогою скорочення Ctrl + Alt + Shift + I. У вікні відкриття введіть ваш пошуковий запит - і вже в категоріях Веб, Зображення та Диск вам будуть показані відповідні результати.
Правопис та граматика
Якщо ви хочете скористатися внутрішньою функцією Google Docs для перевірки правопису та граматики, ви знайдете її серед Інструменти. Після активації ви зможете переходити від однієї (припущеної) помилки до наступної та приймати або ігнорувати пропозиції щодо змін.
Переклад документа з Google Docs
Також серед Інструментів є функція перекладу Google Docs. Коли ви використовуєте її, вам потрібно вказати мову призначення та ім'я для нового документа в відповідному вікні. Застосунок перекладе ваш повний текст. Схоже, що він надає прийнятні результати, які потім, безперечно, слід додатково відредагувати вручну.
Вставити водяний знак
Ще досить новою є функція Вставити водяний знак, яка знаходиться в розділі Вставити. Тут ви можете вибрати, чи ви хочете створити водяний знак на основі тексту чи зображення. З текстом ви можете вказати вміст тексту, його шрифт, форматування, прозорість та вирівнювання. Результат виглядає наступним чином:
Зберегти як DOCX для Word
Якщо ви вирішили продовжити роботу над документом в Word або зберегти його локально на своєму комп'ютері, ви можете зберегти його як DOCX в розділі Файл та Завантажити. При цьому ваши стандартні стилі, наприклад форматування заголовків, будуть враховані.
Загалом те, що ви бачите в розділі Завантажити, - на все те поглянути варто. Наразі там можна зберігати документи у форматах DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML та EPUB.
Подивіться наше відео-навчання з Google Docs
Хочете дізнатися більше про Google Docs? Тоді гляньте наше відео-навчання з цього застосунку. В ньому Тобіас Беккер розкаже, як, наприклад, виконувати форматування, працювати з таблицями, зображеннями та графікою, а також додавати малюнки та використовувати текстові поля.
Ми сподіваємося, що ви отримали корисні поради та бажаємо вам приємної праці з Google Docs або можливо спробування його вперше.