Коротка інструкція та приклад редагування шаблону рахунку
Тут ви дізнаєтеся, як редагувати поля в Word та оновлювати все в документі Word. Коротко і докладно пояснено на прикладі наших шаблонів рахунків Word.
Швидка навігація
- Коротка інструкція: редагування полів в Word та оновлення всього
- Оновлення полів в Word – загальний принцип роботи наших шаблонів рахунків
- Додавання та редагування нових полів – індивідуалізація шаблонів рахунків
- Редагування всіх полів і оновлення всього – поради для швидкого робочого процесу
Коротка інструкція: редагування полів в Word та оновлення всього
Щоб відобразити всі полівні функції для редагування полів в Word, дійте так:
- Виділіть весь документ за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A.
- Клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити контекстне меню.
- Натисніть там на Увімкнути / вимкнути поля.

Ось як ви можете оновити все в документі Word, такі як поля або зміст:
- Виділіть весь документ за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A.
- Потім натисніть клавішу F9.
Оновлення полів в Word – загальний принцип роботи наших шаблонів рахунків
Наші шаблони рахунків для Word містять поля для автоматичного обчислення значень. На цьому прикладі ми пояснюємо, як редагувати окремі поля або всі поля в документі Word:
Після завантаження відкрийте версію шаблону рахунку, яка має функцію рахування. Якщо ви натискаєте на число у задній колонці, де розраховуються загальні ціни, вона з'являється сірим кольором. Причина полягає в тому, що це поля із формулами. У показаному прикладі поле в колонці Загалом множить вказану в рядку Кількість на відповідну Ціну за одиницю.

Якщо ви змінюєте значення, на які посилається поле для розрахунку, результат в полі спочатку залишається незмінним.

Щоб поле виконало новий розрахунок, потрібно просто оновити поле. Існує три способи це зробити:
- Оновити окреме поле через контекстне меню: Клацніть правою кнопкою миші на поле та оберіть Оновити поля.
- Оновити окреме поле за допомогою скорочення: Виділіть поле, натисніть лівою кнопкою миші та натисніть на клавіатурі F9.
- Оновити всі поля в документі Word: Виділіть вміст вашого документа за Ctrl + A, а потім натисніть F9.


Додавання та редагування нових полів – індивідуалізація шаблонів рахунків
Звісно, ваші рахунки рідко матимуть однакову кількість позицій. Якщо ви хочете додати інші позиції, дійте так:
Клацніть правою кнопкою миші в рядку, що є в поточному останньому положенні. У контекстному меню виберіть пункт Вставити, а потім опцію Вставити рядок нижче.

Заповніть новий рядок потрібними значеннями. Для автоматичного розрахунку загальних цін у задньому стовпчику просто скористайтеся вже існуючим полем: Виділіть поле у одному з верхніх рядків, скопіюйте його і вставте у новий рядок.

Після того як ви зробите оновлення поля, ви помітите, що значення неправильні. Причина у тому, що формула посилається на клітинки, які були вказані у скопійованому вами полі. Тому вам потрібно тепер налаштувати посилання в формулі.
Формулу поля можна переглянути, клацнувши правою кнопкою миші на полі і обравши Увімкнути/вимкнути функції поля.

Тепер ви можете змінити посилання. Номерація клітинок працює так само, як у Excel: вгорі зліва у таблиці нумерується клітинка A1.
До показаного прикладу: У стовпці Загалом поле для нового положення було скопійоване з рядка 5 таблиці. Але для того, щоб правильно розрахувати значення для рядка 6, ми змінили посилання на D6 та E6.

Важливо: Також чистий дохід, сума ПДВ та загальна сума рахунку обчислюються автоматично. Тому, якщо ви додаєте нові рядки до своєї таблиці, ви повинні також змінити посилання, що вказані там. Те ж саме стосується видалення наявних рядків.
У показаному прикладі: Щоб усі суми внизу обрахувували також новий рядок 6, посилання там також повинні бути змінені з F5 на F6.

Після того, як ви відповідним чином налаштуєте всі формули, знову вимкніть функції поля (Правий клік > Увімкнути/вимкнути функції поля) та оновіть поля.

Редагування усіх полів та оновлення – Поради для швидкого робочого процесу
Щоб швидко налаштувати рахункові шаблони для ваших позицій рахунків, рекомендується така послідовність дій:
Відкрийте шаблон Word і додайте рядки для всіх нових позицій у вашому рахунку, а також відповідні відомості до всіх позицій. Або видаліть занадто багато наявних рядків.

Скопіюйте одне з полів з колонки з загальними цінами і вставте його в усі нові рядки.

Виділіть швидкий доступ Ctrl + A весь документ. Клацніть правою кнопкою миші і в контекстному меню показіть всі поля функцій.

Тепер змініть посилання на всі нові додані поля, а також на чистий, податковий збір та загальну суму.

Спочатку відзначте весь документ, вимкніть поля через контекстне меню і натисніть F9, щоб оновити всі поля у вашому документі.
