Коротка інструкція та приклад редагування шаблону рахунку

Тут ви дізнаєтеся, як редагувати поля в Word та оновлювати все в документі Word. Коротко і докладно пояснено на прикладі наших шаблонів рахунків Word.

Швидка навігація

Коротка інструкція: редагування полів в Word та оновлення всього

Щоб відобразити всі полівні функції для редагування полів в Word, дійте так:

Виділіть весь документ за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A.
Клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити контекстне меню.
Натисніть там на Увімкнути / вимкнути поля.

Показати та приховати поле функції в Word. — Щоб редагувати всі поля в Word, виділіть весь документ та у контекстному меню клацніть опцію Вмикнути / вимкнути поля.

Ось як ви можете оновити все в документі Word, такі як поля або зміст:

Виділіть весь документ за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A.
Потім натисніть клавішу F9.

Оновлення полів в Word – загальний принцип роботи наших шаблонів рахунків

Наші шаблони рахунків для Word містять поля для автоматичного обчислення значень. На цьому прикладі ми пояснюємо, як редагувати окремі поля або всі поля в документі Word:

Після завантаження відкрийте версію шаблону рахунку, яка має функцію рахування. Якщо ви натискаєте на число у задній колонці, де розраховуються загальні ціни, вона з'являється сірим кольором. Причина полягає в тому, що це поля із формулами. У показаному прикладі поле в колонці Загалом множить вказану в рядку Кількість на відповідну Ціну за одиницю.

Поля в Word на прикладі рахунку. — У цьому прикладі поле автоматично множить кількість на ціну за одиницю.

Якщо ви змінюєте значення, на які посилається поле для розрахунку, результат в полі спочатку залишається незмінним.

Зміни в обчисленнях в Word не відбуваються автоматично — Після зміни значень посилань поля не змінюються автоматично. В прикладі кількість зменшилася з 7 до 2 – але загальна ціна за цей пункт все ще неправильно складає 7 000 €.

Щоб поле виконало новий розрахунок, потрібно просто оновити поле. Існує три способи це зробити:

Оновити окреме поле через контекстне меню: Клацніть правою кнопкою миші на поле та оберіть Оновити поля.
Оновити окреме поле за допомогою скорочення: Виділіть поле, натисніть лівою кнопкою миші та натисніть на клавіатурі F9.
Оновити всі поля в документі Word: Виділіть вміст вашого документа за Ctrl + A, а потім натисніть F9.

Оновити поля в Word — Щоб оновити окреме поле, клацніть правою кнопкою миші на нього та оберіть у контекстному меню опцію «Оновити поля». Або виберіть поле та натисніть F9.

Оновити все в Word — Оновлення всього в документі Word: Виділіть весь вміст за допомогою поєднання клавіш Ctrl + A та потім натисніть F9.

Додавання та редагування нових полів – індивідуалізація шаблонів рахунків

Звісно, ваші рахунки рідко матимуть однакову кількість позицій. Якщо ви хочете додати інші позиції, дійте так:

Клацніть правою кнопкою миші в рядку, що є в поточному останньому положенні. У контекстному меню виберіть пункт Вставити, а потім опцію Вставити рядок нижче.

Вставити новий рядок в таблицю Word — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 1): Додайте нове положення до рахунку, вставивши ще один рядок у контекстному меню правою кнопкою миші і обираючи «Вставити».

Заповніть новий рядок потрібними значеннями. Для автоматичного розрахунку загальних цін у задньому стовпчику просто скористайтеся вже існуючим полем: Виділіть поле у одному з верхніх рядків, скопіюйте його і вставте у новий рядок.

Копіювати поля в Word. — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 2): Скопіюйте поле з одного рядка.

Після того як ви зробите оновлення поля, ви помітите, що значення неправильні. Причина у тому, що формула посилається на клітинки, які були вказані у скопійованому вами полі. Тому вам потрібно тепер налаштувати посилання в формулі.

Формулу поля можна переглянути, клацнувши правою кнопкою миші на полі і обравши Увімкнути/вимкнути функції поля.

Показати поле функцій для поля в Word. — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 3): Показати функції поля для скопійованого поля.

Тепер ви можете змінити посилання. Номерація клітинок працює так само, як у Excel: вгорі зліва у таблиці нумерується клітинка A1.

До показаного прикладу: У стовпці Загалом поле для нового положення було скопійоване з рядка 5 таблиці. Але для того, щоб правильно розрахувати значення для рядка 6, ми змінили посилання на D6 та E6.

Редагування полів в Word. — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 5): Якщо ви додали нові рядки, вам слід відповідно налаштувати клітинні посилання у нових полях. У прикладі значення з D5 та E5 були змінені на D6 та E6.

Важливо: Також чистий дохід, сума ПДВ та загальна сума рахунку обчислюються автоматично. Тому, якщо ви додаєте нові рядки до своєї таблиці, ви повинні також змінити посилання, що вказані там. Те ж саме стосується видалення наявних рядків.

У показаному прикладі: Щоб усі суми внизу обрахувували також новий рядок 6, посилання там також повинні бути змінені з F5 на F6.

Редагувати поля в Word — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 6): Після додавання нових позицій до таблиці вам доведеться відповідно змінити посилання на суми. Зліва: Поля з початковими посиланнями (до F5). Справа: Поля з налаштованими посиланнями (з новою позицією в рядку 6).

Після того, як ви відповідним чином налаштуєте всі формули, знову вимкніть функції поля (Правий клік > Увімкнути/вимкнути функції поля) та оновіть поля.

Приховати поле функції та оновити все — Приклад редагування шаблону рахунку (крок 7): Як тільки ви відповідним чином налаштуєте всі посилання, знову вимкніть функції поля та оновіть весь документ.

Редагування усіх полів та оновлення – Поради для швидкого робочого процесу

Щоб швидко налаштувати рахункові шаблони для ваших позицій рахунків, рекомендується така послідовність дій:

Відкрийте шаблон Word і додайте рядки для всіх нових позицій у вашому рахунку, а також відповідні відомості до всіх позицій. Або видаліть занадто багато наявних рядків.

Заповнити шаблон рахунку в Word з пунктами. — Швидкий робочий процес (крок 1): Підстройте таблицю так, щоб вказати всі бажані позиції. При цьому можна видаляти або додавати позиції.

Скопіюйте одне з полів з колонки з загальними цінами і вставте його в усі нові рядки.

Виділіть швидкий доступ Ctrl + A весь документ. Клацніть правою кнопкою миші і в контекстному меню показіть всі поля функцій.

Виділити все та відобразити функції поля в Word. — Швидкий робочий процес (крок 3): Виділіть весь документ і покажіть функції полів.

Тепер змініть посилання на всі нові додані поля, а також на чистий, податковий збір та загальну суму.

Налаштувати написи в полях у Word. — Швидкий робочий процес (крок 4): Налаштуйте посилання в полях.

Спочатку відзначте весь документ, вимкніть поля через контекстне меню і натисніть F9, щоб оновити всі поля у вашому документі.

Оновіть усе в Word. — Швидкий робочий процес (крок 5): Виділіть весь документ, вимкніть поля і натисніть F9, щоб оновити все у вашому документі.

оновити все та редагувати поля

Центр допомоги Головна сторінка Редагування шаблонів Word: Редагувати шаблони