Вставити діаграми в PowerPoint та використовувати оптимальні кольорові схеми

Ласкаво просимо до цього керівництва, що розглядає вставку діаграм у PowerPoint, зокрема використання даних з Excel. Ви навчитесь, як ефективно вставляти графіки, розуміти переваги та недоліки різних опцій вставлення та вибирати ефективні кольорові схеми, щоб уникнути "кольорової пастки". Проектний файл, про який я розповідаю у цьому посібнику, містить слайди для відео.

Головні висновки

1. Діаграми найкраще вставляти з Excel у PowerPoint для точної візуалізації даних.
2. Існує кілька опцій вставлення: використати дизайн цілі, зберегти оригінальне форматування та вставити весь малюнок.
3. Будьте обережні з кольоровими схемами, щоб переконатися, що кольори у презентації та у Excel збігаються.

Поетапне керівництво

Щоб розпочати вставку діаграм у PowerPoint, спочатку відкрийте свій документ Excel з потрібними даними.

Після підготовки даних і створення бажаної діаграми просто скопіюйте її. Для цього перейдіть до режиму діаграм у Excel, виберіть діаграму й клацніть правою кнопкою миші, щоб відобразити параметри копіювання.

Тепер у вас є декілька опцій вставлення: зазвичай ви використовуєте праву кнопку миші для вставлення діаграми. Пам'ятайте вибирати правильну опцію вставлення, щоб форматування та зв'язок з даними були додані так, як ви планували.

Одна з опцій - "Використати дизайн цілі", яка надає презентації в PowerPoint єдинообразний стиль. Виберіть так, щоб ваш вибір відповідав загальному дизайну.

Ця опція може допомогти створити професійний вигляд. Ще один практичний аспект полягає в тому, що PowerPoint безпосередньо показує, як буде вставлена діаграма, виходячи з обраних параметрів.

Частою помилкою є збереження оригінального форматування без попереднього узгодження колірних схем, що може призвести до небажаних змін кольорів. Тому важливо слідкувати за колірними схемами, які встановлені в Excel та PowerPoint.

Перейдіть до опцій дизайну в PowerPoint та перевірте кольори, щоб переконатися, що палітра, яку ви використовували в Excel, також встановлена в вашій презентації.

Якщо кольори не збігаються, це може призвести до плутанини. Якщо ви використовуєте конкретні кольори, переконайтесь, що вони збігаються в обох програмах.

Після копіювання діаграми і узагальнення кольорів з іншим файлом, можна стикнутися з тим, що не змірзлі кольори вашої діаграми у презентації будуть випадково змінені. Щоб цього уникнути, вручну виберіть потрібні кольори і налаштуйте діаграму в обох програмах.

Перш ніж вставити діаграму, підготуйте її в Excel так, щоб вона відповідала вашим вимогам. Чим точніше ви підготуєте дані в Excel, тим простіше буде виглядати презентація в PowerPoint.

Після вставки діаграми у PowerPoint і якщо ви хочете змінити дані у Excel, виберіть опцію "Посилання на дані", щоб графік в презентації автоматично оновлювався при оновленні інформації в Excel.

Щоб змінити відображення в презентації, перевірте параметри вставки та виберіть один із варіантів для досягнення кращих результатів.

Додатково ви можете вибрати, чи хочете вставити весь графік чи лише його частини. Якщо вам потрібне статичне представлення, ви можете вставити графік як зображення.

Після того як ви перевірили різні параметри вставки, ви матимете чітке уявлення про те, як повинні виглядати графіки в вашій презентації. Обов'язково робіть різницю між різними форматами та їх відображенням, щоб отримати чистий, професійний вигляд.

Щоб забезпечити єдність в презентації та уникнути помилок у кольорах, уважно поводьтеся зі схемами кольорів та перевірте, як вони виглядають на екрані, перш ніж завершити і зберегти презентацію.

Підсумок

У цьому посібнику ви дізналися про кроки вставки діаграм з Excel в PowerPoint, від різних параметрів вставки до схем кольорів та їх значення. Завжди переконуйтесь, що ви підготували діаграму належним чином для забезпечення єдності та привабливого дизайну.