Керування даними в Access може призвести до несподіваних проблем, особливо коли мова йде про дотримання нормальних форм. Ми часто опиняємося в ситуації, коли зберігаємо дані надлишково або відображаємо їх некоректно. У цьому уроці я покажу вам, як створити довідкову таблицю пошуку для ефективного управління поштовими індексами (postcodes) і містами. Це не тільки покращить цілісність даних у ваших базах, але й значно зменшить ймовірність помилок та дублікатів.
Основні висновки
- Створення довідкової таблиці для поштових індексів та міст покращує якість даних.
- Правильні типи даних запобігають помилкам при введенні даних.
- Надлишкові поля можна видалити за допомогою зв'язування, що спрощує базу даних.
Покрокові інструкції
Перш за все, можливо, ви створили свої таблиці, але порушили деякі нормальні форми. Це стосується як бази даних клієнтів, так і бази даних водіїв. Наприклад, якщо ви введете поштовий індекс і відповідне місто в базі даних клієнтів, це може призвести до дублікатів. Щоб уникнути таких помилок, ми повинні створити довідкову таблицю.
Визначення проблемних зон
Перейдіть до чорнового варіанту бази даних клієнтів. Тут ви помітите, що поштовий індекс клієнта і місто знаходяться в одному записі даних. Це означає, що вам слід визначити поле для поштового індексу не як просте число, а як текстове поле, щоб мати можливість коректно вводити іноземні поштові індекси.
Правильно визначайте типи даних
Вам слід змінити тип поля для поштового індексу на "короткий текст". Це забезпечить коректне збереження поштових індексів таких країн, як Нідерланди або Англія. Відповідному полю для міста також слід надати тип даних "короткий текст". Хоча більшість поштових індексів у Німеччині складаються з п'яти цифр, деякі міжнародні поштові індекси можуть бути довшими.
Вимоги до довідкової таблиці
Для оптимізації бази даних важливо, щоб типи даних довідкових полів збігалися. Також створіть поле поштового індексу в довідковій таблиці як "короткий текст". Визначте розмір поля відповідно до вимог; у Німеччині поштові індекси зазвичай не перевищують десяти символів.
Створення довідкової таблиці
Створіть нову таблицю з назвою "Поштовий індекс" і визначте необхідні поля. Додайте поле для поштового індексу і ще одне для міста. Не забудьте позначити поштовий індекс як первинний ключ, щоб запобігти дублікатам. Це створить чітку основу для вашої бази даних.
Зв'язування довідкової таблиці
Тепер, коли ви створили довідкову таблицю, ми можемо вставити міста і поштові індекси з довідкової таблиці в базу даних водіїв і базу даних клієнтів. Це робиться шляхом встановлення зв'язку між таблицями, щоб ви могли отримати доступ до поштового індексу безпосередньо.
Підсумок - Ефективне створення поштового індексу та міста в Access як довідкової таблиці для пошуку
У цьому уроці ви дізналися про важливість структурованої бази даних і про те, як забезпечити цілісність даних, створивши довідкову таблицю для поштових індексів і міст. Ви також дізналися, як вибрати правильні типи даних і кроки, необхідні для створення довідкової таблиці. За допомогою цієї методології ви зможете не лише вдосконалити свою базу даних, але й захистити її в майбутньому, усунувши надлишкові дані, які можуть призвести до помилок.
Найпоширеніші запитання
Як я можу запобігти дублікатам у моїй базі даних?Вказавши тип даних для поштових індексів як первинний ключ.
Який тип даних слід використовувати для поштових індексів? Тип даних "короткий текст" найкраще підходить для включення міжнародних поштових індексів.
Як змінити тип даних в Access?Перейдіть до подання схеми і виберіть відповідне поле, щоб змінити тип даних.
Який розмір поля для німецьких поштових індексів? Зазвичай достатньо 10 символів.
Навіщо потрібна довідкова таблиця? Довідковаабо пошукова таблиця зменшує ймовірність помилок і значно покращує якість даних.
