Як я можу професійно, ефективно, фінансово успішно та юридично безпечно виконати свою першу фотозйомку?
Складання пропозиції
Ви ніколи не повинні визначати себе лише за ціною, завжди також маєте оцінювати якість своєї фотографічної роботи! Таким чином, ваше співвідношення ціни та якості повинно бути вірним і має вирішальне значення для отримання роботи! Крім того, дуже важко, або майже неможливо, знизити рівень цін і пізніше їх підвищити.
Якщо запропонована гонорарна плата здається надто низькою, я можу відхилити фотозамовлення. Мені просто шкода мого часу на виконання погано оплачених робіт, коли я можу в цей час зробити кращі вільні роботи.
Подання пропозиції не має обмежуватися певною формою. Лист електронною поштою з текстом "Привіт, пане XY, я зроблю фотографії 10 продуктів, як описано вами, за ціною 800 євро плюс ПДВ" є повністю достатнім для того, щоб мати юридичну силу. Однак завжди краще максимально конкретизувати пропозицію, щоб пізніше уникнути суперечок з клієнтом, якщо у нього була інша уява про реалізацію задачі, ніж у вас. Таким чином, ви пишете пропозицію якомога детально, навіть якщо ви знову повторюєте каталог вимог клієнта.
Якщо в ході виконання фотозамовлення виникають витрати на подорожі, їх (приблизна сума) має бути вказана в пропозиції. Однак, ймовірно, ваш клієнт не прийме розв'язок у вигляді Rolls-Royce як автомобіль напрокат ...
В пропозиції, як правило, повинно бути вказано:
• Ім'я, адреса та правова форма адресата послуг (замовник)
• Дата пропозиції, можливо з вказівкою, на який час ви зв'язуєте себе цією пропозицією
• Номер пропозиції
• Кількість днів на підготовку та зйомку
• Завдання
• Планована дата
• Орієнтовні витрати на асистентів, моделі, візажистів і т.д.
• Обсяг фотознімків, які ви передбачаєте клієнту
• Обсяг наданих вами прав користування
• Використовувана вами техніка
• Узгоджені завдання (обсяг) післязйомки, яку ви виконали
• Витрати на проїзд (для моделей тощо)
• Витрати на кейтеринг
• Пояснення щодо строку оплати (з точною згадкою дати)
• Пояснення "Використання фотографій можливе лише після повної оплати."
• Пояснення "Ціни вказані як чисті ціни, до них додається законне ПДВ."
• Пояснення: "Всі інші витрати, наприклад, витрати на експрес-доставку тощо, будуть списані замовнику за рахунками."
• Плата за подорожі та ночівлю(ночівлі) або зазначення про можливе відбуття витрат на подорожі та нічліг• ваши банківські реквізити
• ваш номер облікового податку
• узгоджений аванс (якщо узгоджено авансовий платіж).
У пропозиції ви повинні занотувати все, що ви могли дізнатися від клієнта щодо запланованої фотозйомки. Ця інформація є для вирішення питань, щоб жодна зі сторін не мала інших уявлень (наприклад, про тип фотографії або обсяг). У цій серії фотозйомок центр даних гра з нечіткістю була суттєвою частиною моєї ідеї зображення, яку я також відобразив у пропозиції для клієнта.
Якщо фотографуєте не для приватних осіб, але фотографії повинні бути використані комерційним замовником, то головним завданням фотографа не стає фотографування (часто кількох тисяч фотографій), а передача прав користування. Фотограф "дозволяє" клієнту використовувати фотографії йому за певний обсяг і для певних цілей.
Передача прав користування відбувається за сакціональними, просторовими та часовими критеріями:
• Сакціональна диференціація: " Для чого клієнт може використовувати фотографії?" Можливі сакціональні використання, наприклад: для інтернет-магазину, для фірмової брошури, для виставкових плакатів, для газетної реклами, для рекламного плакату, для пакувального матеріалу тощо.
• Просторова диференціація: " Де, в якій території, клієнт може використати фотографії?" Можливі просторові використання, наприклад: у Дюссельдорфі, у Північному Рейні-Вестфалії, у Західній Німеччині, в Німеччині, в Німеччині і Австрії, в Європі, у всьому світі тощо.
• Часова диференціація: " Як довго клієнт може використовувати фотографії?" Можливі часові використання, наприклад: на 24.12.2011 р., у грудні 2011 р., на 3 місяці, на 1 рік, на 5 років тощо.
За допомогою схеми прав користування можна чудово складати пропозиції; це велика допомога в розрахунках, оскільки це дозволяє різноманітність, яка досі, якщо рахувати за звичайним розрахунком за часовим рахунком, була неможлива.
Приклад: Ви отримуєте дзвінок. Вам пропонується сфотографувати дівчину замовника, в білизні. Замовник хоче чорно-білі фотографії, зйомка має тривати 4 години. Запропонована вам ціна за зйомку 300 євро (в брутто) приймається замовником. Наступного дня відбувається зйомка, знімки виходять чудовими, модель відразу отримує всі фотографії від вас на DVD. Через тиждень ви отримуєте другий дзвінок. Дзвінкою є друг дзвінкодавця і одночасно маркетолога важливого виробника білизни. І ви вже догадуєтеся: зйомки йому сподобалися, але тепер вам потрібно сфотографувати модель, яку надасть фірма (і вже за дня зйомки готується), в білизні, чорно-білі зйомки на 4 години. На ваше запитання про гонорарні вимоги, ви відповідаєте з васного відчуття: 1,200 євро плюс ПДВ. Маркетолог вражений; йому друг сказав, що він оплатив зйомку в розмірі 300 євро брутто.
Як поясните ви різницю маркетологові? Відповідь дуже проста: Приватна особа, максимум, покаже фотографії своїм знайомим. Опублікувати їх, навіть в Інтернеті, вона не може, якщо це не було узгоджено. Виробник білизни використовує фотографії для реклами у журналах та продуктових каталогах, для упаковки продукції тощо. Фотографії публікуються, відповідно, в значному обсязі. Це виправдовує вищу ціну за таку саму фотографічну послугу та такий самий часовий витрати. У цьому випадку перед тим, як скласти пропозицію, вам потрібно запитати про запланований розмір публікації, за сакціональним, просторовим і часовим аспектом. Після цього ви зможете скласти пропозицію, дотримуючись точно задуманих публікацій.
Під час розрахунку пропозиції не вирішує, скільки часу приблизно триватиме зйомка, адже, в іншому випадку, виробник білизни, який хоче використовувати фотографії для реклами, так само не вартуватиме, як приватний клієнт, якщо обидва типи зйомки мають однакову тривалість. Вирішальним є обсяг використання фотографій у майбутньому, тобто публікація.
Дуже корисною допомогою при складанні пропозицій за цією калькуляційною схемою є книга "Гонорари за зображення" від єдиноборство фото-маркетингу (MFM), видана Федеральним об'єднанням прес-бірж та агентств зі зображення (BVPA). Вона коштує (разом із керівництвом "Ринок зображень") 33 євро.
Лист з підтвердженням
Якщо вас було найнято вашим клієнтом (устно або письмово), вам слід ще раз узагальнити всі деталі замовлення і надіслати клієнту лист з підтвердженням, найкраще факсом або рекомендованим листом. Тут важливо вирішити можливі невиразності та повторно надати клієнту ваші умови, за якими ви працюєте. Хоча зазвичай швидко узгоджуються основні пункти замовлення, диявол тут, буквально, дійсно в деталях.
У дрібному шрифті (тобто в Загальних умовах, AGBs) часто приховуються багато невідповідностей, тому цей лист з підтвердженням допомагає ще раз повідомити вашому клієнту про зміст вашого AGBs та одночасно зробити його частиною контракту. Основними пунктами в AGBs можуть бути: порядок дій при несплаті, обов'язки клієнта після отримання фотографій, термін для звернень, можливості для вдосконалення, процедура врегулювання суперечок, повернення оригіналів/носіїв даних, ретуш зображень тощо.
Виконання
Робота з фотографіями повинна бути гладкою, ефективною ("робити правильні речі") та ефективною ("робити речі правильно"). Щоб гарантувати це, вам слід не занадто стримуватися часу, який у вас є. Крім того, навіть якщо ви звикли працювати один по одному, вам рекомендується мати принаймні одного або кількох асистентів. Не лише для допомоги встановленню спалахів або комплектів, а й для можливості відправити когось, щоб додати якийсь відсутній реквізит, кейтеринг, відповідний одяг тощо.
Навіть якщо ви більш хаотичної природи і найкраще вирішуєте 25 різних завдань одночасно - структурований підхід на допоможе вам у виконанні замовлень, щоб ви не втратили контроль і могли працювати ефективно. Асистенти можуть допомогти вам виконати дрібні завдання, щоб ви могли зосередитися на основних аспектах - фотографуванні та співпраці з клієнтом.
На відміну від багатьох моїх колег, я завжди вважав за корисне, щоб клієнти були присутні під час фотосесії на місці. Це гарантує, що інтереси клієнта будуть фотографічно втілені мною. Водночас присутність клієнта або уповноваженого особи не дає можливості замовнику зробити претензії стосовно фотозйомки, оскільки якщо я фотографую за інструкціями присутнього уповноваженого, то пізніше мене не можна буде притягнути до відповідальності, якщо замовнику не сподобаються результати.
Звісно, для цього необхідно регулярно показувати уповноваженому цифрові результати - як проміжний стан - найкраще на моніторі комп'ютера, та втілювати його інструкції або пропозиції з покращення.
Якщо ж ніхто з працівників замовника не бере участь у фотосесії, для забезпечення себе це також не є поганою ідеєю, надсилати вам кілька разів результати фотозйомки по електронній пошті замовнику, щоб він міг контролювати процес фотозйомки та схвалити досягнуте дотепер. Якщо виникає щось несподіване, це завжди корисно, коли ви можете швидко зв'язатися з замовником по телефону. Тому обов'язково попросіть номер мобільного замовника на випадок непередбаченого.
Після завершення фотосесії фотографії повинні бути перевірені вами, перш ніж ви передасте їх клієнту. Особиста перевірка фотографом призначена для виявлення можливих помилок, адже нічого не є таким неприємним, якщо ваш клієнт дзвонить і виявляє помилки, тоді як ви самі про це не знаєте.
Завжди робіть 1-2 резервні копії на зовнішніх жорстких дисках, перш ніж передавати результати клієнту. Тож просто покладіть оригінальні картки пам'яті в конверт і надішліть його поштою замовнику, - це абсолютно неприпустимо!
Було б шкода, якби результати фотосесії замовлення були втрачені. Тому завжди робіть достатньо копій забезпечення!
Часто замовник буде присутній під час фотосесії і також привезе свій власний ноутбук. В цьому випадку він з нетерпінням чекатиме, коли ви заміните повну карточку пам'яті на порожню, щоб він міг завантажити і переглянути фотографії на своєму комп'ютері протягом фотосесії.
Виставлення рахунків
Рахунки на суму понад 100 євро повинні відповідати наступним вимогам, щоб їх визнавало фінансове управління. Якщо рахунок не відповідає вимогам, може статися, що ваш клієнт, з приводу!, відмовиться їх оплачувати. Якщо все одно він їх оплачує, може статися, що фінансове управління відмовить йому в поверненні податку на додану вартість або не визнає відшкодування всього рахунку. Те саме стосується і для вас: перш ніж оплачувати рахунок постачальника, перевірте наявність наступних пунктів:
• Позначення "Рахунок"
• Повне ім'я та повна адреса відправника рахунку та отримувача послуг
• Ваше ім'я і адреса (адреса відправника рахунку; також може бути адресою підприємства)
• Ваш номер платника податку або альтернативний номер ідентифікації обороту
• Дата виставлення рахунку (дата видачі)
• Номер рахунку (його слід видавати послідовно і він повинен бути однозначним; певний формат не вимагається)
• Надана послуга (кількість та вид наданих предметів або обсяг та вид наданої іншої послуги)
• Дата доставки (зазвичай вживається стандартна формулювання "Дата поставки є датою рахунку", якщо окрема дата поставки не вказується)
• Сума грошової винагороди за фотосесію, розділена за ставками податків
• Застосована ставка податку на додану вартість (якщо ви не є "оподаткованим малим підприємством"; див. нижче)
• Сума податку на додану вартість
• Загальна сума рахунку (рекомендовано; але не є законною обов'язковою частиною)
• Банківські реквізити виставника (рекомендовано; але не є законною обов'язковою частиною)
• Термін оплати (рекомендовано; але не є законною обов'язковою частиною).
Для фотографів також рекомендується у рахунку ще раз письмово вказати обсяг наданих прав користування. Це лише для нагадування. Таким чином, у клієнта не може виникнути непорозумінь.
Перераховуються суми витрат на окремі пункти рахунку, потім загальна сума податку на обіг, а також сума брутто як оплачувана сума рахунку. Якщо у пропозиції або під час узгодження угоди було встановлено строк сплати, зазвичай також зазначається ця інформація у рахунку.
Якщо ви оподатковуєтеся як малий підприємець згідно з пунктом 19 закону про обіговий податок (якщо ви залишились з оборотом менше 17 500 євро в попередньому році і у поточному році вірогідно не перевищите 50 000 євро), ви просто вказуєте суми окремих пунктів та загальну суму. Згідно з текстом закону в цих пунктах включено обіговий податок; його не потрібно вказувати та передавати до державного фінансового органу.
Процедури стягування боргів
Бажаємо, щоб ваші клієнти своєчасно сплачували рахунки! Але, на жаль, досить часто трапляється, що рахунки не виплачуються. Це може бути зумовлено різними причинами. Деякі компанії загалом сплачують свої рахунки з затримкою кількох місяців, що призводить до заробітку на відсотках. Інші хотіли б сплатити, але не можуть, наприклад через власну фінансову кризу. Багато хто чекає на отримання платежу, наприклад від державного фінансового органу за повернення податку. Інші, зокрема, намагаються не сплатити чи сплатити скорочено підмічаючи якісь помилки у фотографічній роботі.
Якщо ваш клієнт не сплачує рахунок вчасно, ви не повинні одразу загрожувати палицею. Можливо, рахунок дійсно загубився у паперовому смітнику. Спочатку ввічливо запитайте, що призвело до прострочки платежу. Якщо платіж також не надходить, встановіть обґрунтований термін (2-3 тижні), після якого вам слід звернутися до адвоката.
Загалом чинною є умова про негайність розрахунків, якщо не було узгоджено інше. Якщо ваш клієнт не сплачує в строк, йому не треба додатково нагадувати, щоб він опинився у затримці, він автоматично опиняється у затримці при перевищенні строку. Щоб мати змогу довести, що ваш клієнт отримав рахунок, рекомендується надіслати його ще раз за допомогою факсу разом із оригіналом. Або ж просто листом з повідомленням. Проте це не є хорошим стилем, якщо ви вже наперед припускаєте, що клієнт не сплатить.
Після прострочки платежу клієнтом буде додатково чекати 1-2 тижні, перш ніж цивілізовано запитати, чому рахунок ще не сплачено. Якщо ви відчуваєте, що платіж був зроблений з умислом, після ще одного тижня слід надіслати нагадування про сплату зі словами про негайну сплату невиплаченої суми. За сплату штрафів за нагадування (вони повинні бути реалістичними, тобто в районі від 3 до 5 євро) та за відсотки за переплату можна стягувати додатково.
Відсотки за переплату обчислюються у розмірі 5% (річних) понад базову ставку Європейського центрального банку (ЄЦБ).
Після невдалого нагадування вам слід звернутися до адвоката, який, у разі необхідності, і перед судом, буде забезпечувати взяття ваших вимог. Витрати на це покладається на боржника, тобто вашого клієнта, за винятком випадку, коли виявиться, що у нього були обґрунтовані підстави відмовити у платежах, що практично неможливо, якщо ви надали прийнятні фотографії «середньої якості».
