Перевірка даних та випадаючі списки в Google Таблицях

У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як використовувати перевірку даних в Google Sheets, щоб створити випадаючі списки. Створення випадаючих списків особливо корисне, коли ви хочете уникнути помилок у введенні та консолідувати дані. Припустимо, ви працюєте у університеті і хочете уніфікувати введення напрямів навчання студентів. Послідовне використання перевірки даних дозволить вам забезпечити, що введені дані стандартизовані і можуть бути консолідовані у вашому списку.

Основні висновки

1. Перевірка даних допомагає уникнути помилок у введенні та підтримувати консистентність даних.
2. За допомогою випадаючих списків ви можете надати користувачам вибір заздалегідь визначених значень.
3. Ви можете налаштувати перевірку даних, щоб відмовляти у ручному введенні та відображати корисні повідомлення про введення.

Покрокова інструкція

Крок 1: Активація перевірки даних

Щоб розпочати використання перевірки даних у Google Sheets, відкрийте свій Google-аркуш. Перейдіть на вкладку "Дані" і клацніть "Перевірка даних". Це відкриє нове діалогове вікно, де ви зможете налаштувати потрібні параметри.

Крок 2: Вибір діапазону комірок

Виберіть діапазон комірок, який ви хочете використовувати для випадаючого списку. Наприклад, ви можете вибрати комірки від B4 до B32. Пам'ятайте, що важливо правильно визначити діапазон для ваших даних, оскільки це визначально для подальших введень.

Крок 3: Вибір критеріїв

У діалоговому вікні ви можете встановити різні критерії для перевірки даних. Це означає, що ви можете вказати, який тип введення допускається. Ви можете вибрати список або створити його самостійно.

Крок 4: Створення власного списку

Якщо ви хочете створити власний список для варіантів випадаючого списку, введіть бажані записи. Наприклад, ви можете ввести "BW" для бізнес-адміністрування, "WF" для бізнес-інформатики та "WM" для чистої інформатики. Переконайтеся, що перелічили всі відповідні напрями навчання, щоб студенти могли зробити правильний вибір.

Крок 5: Відображення випадаючого списку

Включіть опцію "Показувати випадаючий список в комірках". Потім клацніть "Зберегти". Після створення списку у вибраній комірці з'явиться символ випадаючого списку, що дозволить студентам вибирати відповідний напрям навчання.

Крок 6: Відхилення введення

Щоб переконатися, що студенти не можуть вводити неприпустимі значення, ви можете відхилити введення. Це означає, що вони не зможуть використовувати самостійно введені значення, яких немає у випадаючому списку. Поверніться до перевірки даних і активуйте опцію, щоб впровадити цю функцію.

Крок 7: Додавання тексту довідки для валідації

Хороший спосіб покращити навігацію користувачів - це додання довідкового тексту для валідації. Це може допомогти користувачам зрозуміти, які значення вони мають вводити. Наприклад, ви можете встановити довідковий текст "Клацніть та введіть значення з діапазону" як допоміжний текст.

Крок 8: Застосування випадаючих списків до інших комірок

Щоб застосувати створений випадаючий список до інших комірок, спочатку скопіюйте його. Для цього використовуйте комбінацію "Ctrl + C", щоб скопіювати комірки. Потім виберіть цільовий діапазон, клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Вставити вміст" і потім "Лише вставити перевірку даних". Тепер у всіх необхідних комірках ви маєте випадаючий варіант та допоміжний текст.

Крок 9: Перевірка введених даних

Перевірте різні варіанти випадаючих списків у вашому Google-аркуші, щоб переконатися, що все відображається правильно. Клацніть на випадаючому меню, щоб визначити, чи доступні всі створені варіанти та чи кожна комірка показує підказку.

Крок 10: Висновок та результати

Тепер ви дізналися, як створювати випадаючі списки за допомогою валідації даних у Google-таблицях. Ця функція полегшує введення даних та допомагає зберегти якість ваших записів у таблицях. Корисність цієї техніки проявляється особливо, коли ви намагаєтеся підсумувати та проаналізувати різні дані.

Підсумок

У цьому посібнику ви крок за кроком дізналися, як впровадити валідацію даних в Google-таблиці, щоб гарантувати послідовні та безпомилкові введення даних. Ви навчилися створювати випадаючі списки, відмовлятися від введення та надавати корисні повідомлення про введення.