У цьому посібнику ви крок за кроком навчитеся, як створити та налаштувати зведену таблицю в Excel. Урок базується на вправі та пояснює, як готувати дані, створювати зведену таблицю та налаштовувати її для оптимізації аналізу. Цей процес вкрай важливий для ефективного оцінення даних та отримання важливих інсайтів. Давайте почнемо!
Найважливіші висновки
- Успішній зведеній таблиці необхідна послідовна та добре структурована база даних.
- Порожні клітинки або стовпці можуть спотворити аналіз і повинні бути виправлені.
- Зведені таблиці дозволяють ефективно консолідувати дані та відображати їх у різних форматах.
- Можна легко налаштувати макет зведеної таблиці, щоб отримати покращене візуальне відображення.
Крок за кроком інструкція
Підготовка бази даних
На першому етапі йдеться про оптимізацію бази даних. Тут ми маємо первинний набір даних від компанії з апаратним забезпеченням, який сконцентрований на оборотах окремих підрозділів. Ви побачите, що є порожні стовпці та клітинки, які можуть спотворити аналіз.
Спочатку ви можете видалити порожні стовпці. Для цього натисніть комбінацію клавіш Ctrl + - або клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Видалити стовпці". Пам'ятайте також видалити порожні клітинки, які можуть підірвати структуру даних.
Щоб уніфікувати дані, виділіть весь базовий набір даних за допомогою комбінації клавіш Ctrl + Shift + Стріла вниз. Потім перетягніть виділені клітинки до краю базової даних і таким чином оптимізуйте структуру.
Форматування первинних даних у вигляді таблиці
Тепер, коли база даних оптимізована, вам слід форматувати первинні дані у вигляді таблиці. Оберіть весь базовий набір даних, натиснувши ще раз Ctrl + A. Потім натисніть Ctrl + T або перейдіть до "Форматування як таблицю".
Оберіть відповідне форматування, наприклад, світло-синій. Переконайтеся, що заголовки включені. Як тільки ви це зробите, форматування стане видимим у інструментах таблиць.
Створення зведеної таблиці
Тепер час створити зведену таблицю. Клацніть куди-небудь у таблиці, щоб відображалися інструменти таблиці та опція "Зведена таблиця". Також можна перейти на вкладку “Вставка” та вибрати "Зведена таблиця". Автоматично буде вибрано вся таблиця, і ви зможете створити зведену таблицю на новому аркуші.
Тепер ви вже маєте порожню зведену таблицю. Щоб її усунути, перейменуйте аркуш, клацнувши правою кнопкою миші на вкладці і вибравши "Перейменувати". Позначте аркуш як «Аналіз зведених даних» і виділіть його, щоб підкреслити вкладку.
Аналіз оборотів за категоріями
Тепер ви хочете створити зведений звіт по оборотах за категоріями. Клацніть у зведеній таблиці. Зправа повинні бути поля зведених таблиць. Перетягніть обороти з категорій ноутбуків, смартфонів та планшетів у область значень.
Ви можете додати додатковий рядок, щоб розглянути консолідовані загальні обороти. Форматуйте результати, додаючи тисячні роздільник та вилучаючи десяткові знаки. Тепер ви повинні бачити чіткі значення оборотів.
Створення другого зведеного звіту
На наступному етапі ми створимо другий зведений звіт оборотів, розбитий за містами продажів. Клацніть знову у зведеній таблиці. Щоб створити другий звіт, ви можете створити нову зведену таблицю або скопіювати існуючу (Ctrl + C) та вставити її в іншу область (Ctrl + V).
Потім перетягніть регіони продажу у поля рядків зведеної таблиці, щоб отримати бажану розбивку.
Обчислення середніх оборотів
Зараз настав час обчислити середні обороти. Ви можете продовжувати використовувати другу півот-таблицю. Знову скопіюйте її. Клацніть на значеннях і виберіть "Налаштування поля значення", щоб змінити підсумок на "Середнє значення". Тепер ви побачите середні обороти, розбиті за видами бізнесів та регіонами продажу.
Налаштування макету півот-таблиць
В останньому кроці ви хочете зробити макет своїх півот-таблиць візуально привабливим. Перейдіть до півот-таблиці та перейдіть до інструментів півот-таблиць. Виберіть дизайн та налаштуйте кольори так, щоб вони виглядали темно-зеленими. Це допоможе забезпечити послідовне та привабливе візуальне відображення ваших даних.
Переміщення півот-таблиці на новий робочий аркуш
Щоб зробити останню півот-таблицю компактною, вам потрібно перемістити її на новий робочий аркуш. Виділіть весь півот-таблицю, перейдіть до "Півотаблиці" та виберіть "перемістити". Назвіть новий робочий аркуш відповідно.
Копіювання та очищення вмісту півот-таблиці
Нарешті, після того, як ви внесли всі необхідні налаштування, ви хочете скопіювати півот-таблицю та очистити вміст. Виділіть увесь зміст таблиці, скопіюйте його та вставте у потрібне місце. Нарешті, видаліть увесь вміст, щоб залишилася порожня півот-таблиця.
Підсумок
Ви успішно впоралися з усіма 10 завданнями. Якщо ви дотримуватиметеся наведених кроків, ви зможете ефективно створювати та налаштовувати власні півот-таблиці. Відведіть час, щоб поекспериментувати з різними можливостями, які пропонує Excel. Тепер переходьте до наступного розділу, де розглядаються різні можливості візуалізації півот-таблиць.
Часто задаються запитання
Як видалити порожні рядки в Excel?Ви можете видалити порожні рядки, виділивши їх та натискаючи комбінацію клавіш Ctrl + - або натискаючи правою кнопкою миші на виділеній комірці та обираючи "Видалити комірки".
Як форматувати дані як таблицю в Excel?Виділіть дані та натисніть Ctrl + T. Оберіть потрібний формат таблиці та переконайтесь, що обрано заголовки.
Чи можна скопіювати півот-таблицю?Так, ви можете скопіювати півот-таблицю, виділивши її та натискаючи Ctrl + C, а потім вставляючи в потрібне місце.
Як змінити кольори півот-таблиці?Перейдіть до інструментів півот-таблиць, оберіть дизайн та налаштуйте кольори за своїм смаком.
Що робити, якщо моя півот-таблиця не оновлюється?Переконайтесь, що ви оновлюєте джерело півот-таблиці. Натисніть правою кнопкою миші на півот-таблицю та виберіть "Оновити".
