Використовуйте умовне форматування в зведених таблицях

У цьому посібнику ти дізнаєшся про можливості умовного форматування всередині схеми зведених таблиць в Excel. На прикладі реалістичної ситуації компанії, що надає потокове відео, ми розглянемо, як ти можеш підготувати свої дані та професійно їх презентувати. Умовне форматування допомагає не лише швидко визначати важливу інформацію, але й покращує візуальний дизайн твоїх звітів. Давай почнемо!

Основні висновки

• Умовне форматування надає ефективний спосіб візуальної підготовки даних.
• Важливо позначати лише відповідні одиничні значення, а не суми.
• Різноманітні опції форматування, такі як кольорові шкали, набори символів або правила форматування, можна легко застосовувати.

Покроковий посібник

Крок 1: Створення схеми зведеної таблиці

Спочатку тобі потрібно створити схему зведеної таблиці зі своїх збережених даних. Я підготував приклад, де аналізуються ділові показники компанії, що надає потокове відео. У нас є інформація про різні фільми, розділені на пригодницькі, фантастичні, жахи, кохання та наукову фантастику. Наступним кроком є створення схеми зведеної таблиці.

Крок 2: Додавання аналітичних точок з ринку та категорії

Для уточнення аналізу ми додаємо сегменти ринку. У цьому прикладі ми розглядаємо Німеччину, Об'єднане Королівство та США. Крім того, ми додаємо різні категорії фільмів, щоб отримати комплексний огляд ділових показників.

Крок 3: Форматування комірок

Перш ніж розпочати умовне форматування, слід оптимізувати форматування комірок. Переконайся, що ввімкнені роздільники тисяч та видалені дробові частини. Це дозволяє отримати чітке уявлення про цифри.

Крок 4: Застосування умовного форматування

Щоб зробити дані більш привабливими візуально, виберіть діапазон, який ви хочете форматувати. Для цього перейдіть на панель меню, виберіть "Початок" і потім "Умовне форматування". Тут ви знайдете готові кольорові шкали, що допоможуть вам категоризувати значення.

Крок 5: Використання кольорових шкал

Для рекламних витрат ми хочемо використовувати кольорову шкалу, яка відображає вищі витрати в критичних червоних відтінках. Наприклад, ви можете вибрати червоно-жовто-зелену кольорову шкалу. Обережно позначайте лише одиничні значення, а не загальні суми.

Крок 6: Поширення форматування

Щоб поширити форматування на інші комірки, ви можете використовувати пензлик формату. Це простий спосіб застосовувати заведені форматування до інших значень без необхідності вручну повторного налаштування.

Крок 7: Додавання інших умовних форматувань

Покрім кольорових шкал, можна використовувати також набори символів. Вони допомагають відразу виявляти тенденції або відхилення в даних. Наприклад, ви можете використовувати стрілки для представлення підйомів або спадів у розвитку.

Крок 8: Налаштування правила-орієнтованого форматування

Модифікуючи правила для умовного форматування, ви можете вказати, що комірки зі значеннями понад 8000 будуть зеленими, а значення нижче - червоними. Це сприяє швидкому аналізу ваших даних.

Крок 9: Відображення кращих та гірших значень

Ще одна корисна функція - відображення кращих та гірших значень. Ви можете вказати, що найкращі та найгірші три значення будуть виділені окремим кольором, що допомагає швидко оцінити продуктивність своїх фільмів з першого погляду.

Крок 10: Налаштування індивідуального форматування

Умовне форматування можна налаштувати індивідуально. Ви можете вирішити, чи хочете ви відображати лише п'ять найвищих значень іншим кольором або додати рамкову лінію. Це зробить ваш звіт ще привабливішим та інформативнішим.

Підсумок

З представленими кроками ви можете ефективно використовувати умовне форматування в Excel, щоб зробити свої таблиці зворотного зв’язку більш привабливими. Ви вивчили цінні техніки для виділення ваших даних візуально, що допоможе вам у аналізі бізнес-цифр.