Створення та аналіз ефективних таблиць зведення в Excel

У цьому посібнику ви поглибите свої знання у світ зведених таблиць. Ми розглянемо всебічний кейс, який допоможе вам застосовувати теоретичні знання, які ви набули щодо зведених таблиць в Excel на практиці. Зведені таблиці - потужний інструмент для аналізування та узагальнення великих обсягів даних. У цьому посібнику ми пройдемо крок за кроком процес створення зведеної таблиці з нуля, використовувати різні форми аналізу та візуалізації і ефективно представляти отримані висновки.

Основні відомості

1. Зведені таблиці дозволяють швидко аналізувати та відображати дані.
2. Умовні форматування допомагають виділити важливі показники.
3. Графічні відображення, такі як діаграми, важливі для візуального зворотного зв'язку.
4. Фільтри та зрізи даних дозволяють здійснювати цілеспрямований аналіз даних.

Посібник крок за кроком

Щоб створити зведену таблицю, спершу підготуйте ваші дані.

Підготовка даних Спочатку переконайтеся, що ваша база даних відформатована як таблиця. Excel полегшує роботу з даними, коли вони мають вигляд таблиці. Щоб відформатувати дані як таблицю, виділіть будь-який діапазон клітин та перейдіть на вкладку „Вставка“ > „Таблиця“. Обов'язково обережно оберіть рядок заголовка як один з варіантів.

Після відформатування даних як таблиці, ви можете створити зведену таблицю. Для цього перейдіть на вкладку „Вставка“ та клікніть на „Зведену таблицю“. Оберіть потрібне джерело даних та визначте місце розміщення зведеної таблиці.

Створення першої зведеної таблиці

Для створення першого огляду перетягніть бажані «поля» в області рядків та стовпців зведеної таблиці. У цьому випадку, наприклад, ви можете вставити регіони та обсяги продажу. Це надасть вам ясний огляд того, як розподіляється обсяг продажів по різних регіонах і бізнес-секторах.

Застосування умовного форматування

Додайте умовне форматування для того, щоб зробити зведену таблицю більш привабливою та виразною. Оберіть клітини з показниками та перейдіть на „Початок“ > „Умовне форматування“. Оберіть потім шкалу кольорів, наприклад, шкалу від зеленого до червоного, щоб візуально відобразити обсяги продажів.

Ще одне важливе умовне форматування можна налаштувати для групи логістики. Тут ви хочете позначити 25 найбільших значень зеленим кольором. Знову перейдіть на „Умовне форматування“ та оберіть „Топ/Низ правила“.

Розрахунок кількісних показників

Оскільки зведена таблиця готова, ми переходимо до розрахунку кількісних показників. Додавши обчислюване поле в межах зведеної таблиці, ви можете розрахувати прибуток. Для цього використовуйте формулу „Обсяг продажів - Витрати“. Результат негайно відобразиться в зведеній таблиці.

Додатково, ви можете розрахувати чистий прибуток, застосувавши ставку податку 0,35 до прибутку. Додайте ще одне обчислюване поле, щоб це відобразити.

Створення фільтрів даних та зрізів даних

Використовуйте зрізи даних, щоб зробити зведену таблицю інтерактивною. Перейдіть на „Аналіз“ > „Вставити зріз даних“, щоб додати фільтри для конкретних категорій або періодів. Ці фільтри допоможуть вам швидко та легко аналізувати конкретні дані.

Також створіть фільтр для даних за часом, щоб можна було проаналізувати результати за різні періоди.

Створення діаграм

Щоб візуально представити висновки, створіть стовпчасту діаграму для чистого прибутку. Оберіть відповідний діапазон клітин в вашій зведеній таблиці та перейдіть на „Вставити“ > „Діаграма“, щоб обрати та відформатувати потрібну діаграму.

Застосуйте функцію „Обміняти рядки та стовпці“, щоб відобразити різні вигляди даних. Таким чином ви зможете аналізувати як регіони, так і бізнес-сектори.

Додатково, ви можете створити ареальну діаграму для обсягу продажів за групами клієнтів та кільцеву діаграму для прибутку за групами партнерів. Мене особливо цікавить, як різні сегменти взаємодіють між собою і де можна помітити потенціал для оптимізації.

Створення мережевої діаграми

Для аналізу продуктивності в бізнес-підрозділах я рекомендую створити мережеву діаграму. Вона відображає оборот, валовий прибуток і чистий прибуток, надаючи широкий огляд твоїх бізнес-одиниць.

Детальний аналіз

Для проведення детального аналізу створи зведену таблицю оборотів за логістичними групами. Сортуй їх у зростаючому порядку, щоб виявити візерунки та тенденції.

Використовуй функцію групування для управління великими обсягами даних. Розділяючи обороти на групи, ти можеш зберегти кращий огляд ситуації.

Експорт даних

На завершок, можеш експортувати результати, щоб їх передати в інші формати або продовжити обробку. Вибери дані для всіх відповідних країн та скопіюй їх в новий аркуш або в зовнішній файл.

Зведення - Вступ до створення зведених таблиць у Excel

У цьому посібнику ти вивчив, як створювати, форматувати та аналізувати зведені таблиці в деталях. Від підготовки даних до створення діаграм та умовного форматування, від детального аналізу до експорту даних - всі ці кроки допоможуть тобі краще розуміти свої дані та ефективно їх використовувати.