Створювати власні облікові записи для Excel легко

Excel є незамінним інструментом при організації та управлінні даними. Однак при регулярно повторюваних задачах вручне введення інформації може стати витратним за часом та призводити до помилок. Якщо вам постійно доводиться вводити однакову інформацію, таку як імена членів або назви міст, створення власних списків автозаповнення стане вам в нагоді. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як створити власні списки автозаповнення в Excel за кілька кроків, щоб значно спростити свою роботу.

Найважливіші відомості

• Власні списки автозаповнення в Excel допомагають економити час і мінімізувати помилки.
• Створення списків автозаповнення здійснюється через опції Excel у розділі «Власні списки».
• Списки автозаповнення можна додавати, змінювати або видаляти в будь-який момент.

Крок 1: Відкриття Excel та створення списку

Почнемо з відкриття Excel та обдумування того, які дані ви буде часто використовувати в майбутньому. У цьому прикладі ми використовуємо список членів, який складається із імен: Анна, Петер, Беттіна, Дженніфер, Рене, Хайнц і Давід. Цей список ви використаєте для тестування функції автозаповнення.

Крок 2: Налаштування опцій Excel

Для створення списків автозаповнення потрібно перейти до опцій Excel. Клацніть на "Файл" у верхньому лівому куті та виберіть "Параметри". Відкриється нове вікно, де ви можете налаштувати повний функціонал Excel.

Крок 3: Пошук власних списків

У вікні параметрів зліва є безліч категорій. Клацніть на "Додатково". Прокрутіть вниз до розділу "Власні списки". Ця категорія часто ховається, але саме тут знаходяться налаштування для ваших списків автозаповнення.

Крок 4: Додавання нового списку

Зараз ваше завдання - додати ваш список. Клацніть на "Додати новий елемент". Тут ви можете ввести імена ваших членів, які ви написали раніше, у поле для тексту. Переконайтеся, що ви вводите їх у тому ж порядку, у якому плануєте їх використовувати.

Крок 5: Імпортування списку

Щоб імпортувати список, виберіть діапазон, в якому знаходяться імена ваших членів (наприклад, від A3 до A9) і натисніть "Додати". Ви побачите, що список тепер з'явився у вигляді перегляду. Якщо ви хочете додати ще членів, ви можете також вставити їх у поле для тексту та знову клацнути "Додати".

Крок 6: Використання списку автозаповнення

Тепер, коли ви додали свій список автозаповнення, ви можете використовувати його прямо в Excel. Наприклад, якщо ви вводите ім'я "Хайнц" у комірку, Excel автоматично надасть наступні імена з вашого списку для використання. Їх можна швидко передавати в інші комірки, перетягуючи малюнок у правому нижньому кутку комірки.

Крок 7: Редагування та видалення списку

Якщо ви хочете оновити або видалити список у майбутньому, перейдіть знову до "Файл" - "Параметри" - "Додатково" і прокрутіть до розділу "Власні списки". Оберіть список, який ви хочете відредагувати, та клацніть на "Видалити", якщо він більше не потрібен.

Крок 8: Повторне імпортування

Якщо ви знову знадобитесь список у майбутньому, це не проблема. Ви можете знову перейти до Власних списків та імпортувати список у будь-який момент після вибору діапазону від A3 до A9.

Крок 9: Застосування до інших даних

Покрім імені членів, ви також можете перетворити у списки інші дані, такі як назви міст або продукти. Процес залишається таким самим, і ви можете створювати безліч списків для різних цілей.

Підсумок

Створення власних списків заповнення в Excel є ефективним методом швидкого введення повторюваних даних та підвищення продуктивності. За допомогою описаних в цьому керівництві кроків ви зможете легко створювати, редагувати або видаляти списки заповнення за потребою.