Ексель - це універсальний інструмент для обробки даних. Особливо корисна можливість поєднання інформації між різними файлами Excel. У цьому покроковому посібнику ви навчитесь, як створювати посилання на зовнішні файли Excel і ефективно працювати з декількома джерелами даних.
Основні висновки
- Посилання на зовнішні файли Excel дозволяють зберігати дані централізовано і в той же час отримувати до них доступ у різних файлах.
- Зміни в джерелі автоматично відображаються у всіх пов'язаних файлах, якщо вони відкриті.
- Excel може автоматично оновлювати посилання, що економить час і зусилля.
Покрокова інструкція
Крок 1: Створення нового файлу Excel
Спочатку вам потрібно створити новий файл Excel, щоб імпортувати значення. Відкрийте програму Excel та клацніть "Новий", а потім "Порожню робочу книгу".
Крок 2: Підготовка даних
Тепер скопіюйте дані про відсотки з початкового файлу. Виділіть клітинки, які містять потрібні значення, і натисніть Ctrl + C, щоб їх скопіювати. Потім перейдіть до нової робочої книги та вставте дані за допомогою Ctrl + V.
Крок 3: Визначення назви файлу та місце збереження
Назвіть новий файл "Відсотки 2016" та збережіть його на легкодоступному місці, наприклад, на робочому столі. Пам'ятайте, що файл слід зберігати у форматі Excel.
Крок 4: Підготовка початкового аркуша
Поверніться до початкового файлу та видаліть аркуш, який ви використовували для роботи. Це дозволить вам працювати лише з поточними потрібними значеннями, не маючи зайвих посилань або даних.
Крок 5: Постановка посилання на новий файл
Щоб використовувати відсотки з недавно збереженого файлу, перейдіть до посилання на клітинку в поточному файлі. Почніть, клацнувши правою кнопкою миші на клітинці, в яку ви хочете вставити посилання. Виберіть "Вставлення формули" та перейдіть до файлу "Відсотки 2016", що ви створили недавно.
Крок 6: Вставка посилання на клітинку
Коли ви відкриваєте аркуш "Відсотки 2016", виберіть конкретну клітину (наприклад, A2), яка містить потрібне значення. Після вибору клітини клацніть "OK" або натисніть "Enter" для створення посилання.
Крок 7: Налаштування посилань на клітинки
Після вставлення посилання на клітину ви помітите, що Excel створює посилання як абсолютне значення. Це можна змінити, змінивши в області формул посилання на відносний значення, щоб полегшити роботу з іншими клітинками.
Крок 8: Автоматичне заповнення
Використовуйте функцію автозаповнення Excel, щоб скопіювати формули в інші клітинки. Потягніть маленький квадрат у куті виділеної клітинки вниз, щоб повторити базові шаблони.
Крок 9: Створення посилань до інших таблиць
Якщо ви хочете додати другу таблицю для 2015 року, створіть новий аркуш і повторіть вищезазначені кроки для додавання нових значень з файлу "Відсотки 2015". Це дозволить вам порівняти різні дані про відсотки.
Крок 10: Оновлення посилань
Пам'ятайте зберегти всі документи. Якщо ви вносите зміни в файл "Відсотки 2016" або "Відсотки 2015", переконайтеся, що ви відкриваєте основний файл з усіма посиланнями, щоб отримати останні дані.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися про різні кроки створення зв'язків між кількома файлами Excel. Тепер ви можете централізувати дані та ефективно керувати ними, що значно полегшить вашу роботу. Не забудьте регулярно оновлювати файли, щоб бути в курсі останніх змін.
Часто задавані питання
Як створити посилання на зовнішній файл Excel?Скопіюйте необхідні комірки, відкрийте цільовий файл, клацніть на комірку для посилання та вставте формулу з посиланням на зовнішній файл.
Що відбудеться, якщо я зміню комірки у зовнішньому файлі?Якщо відкритий цільовий файл, зміни в основному файлі автоматично оновляться, як тільки ви його відкриєте.
Чи можна поєднувати декілька зовнішніх файлів?Так, ви можете поєднувати будь-яку кількість зовнішніх файлів, якщо правильно встановите відповідні посилання на комірки.
Чи працює зв'язок, якщо зовнішній файл закритий?Так, значення оновлюються, коли ви відкриваєте файл, який містить зв'язки, але може бути затримка в отриманні останніх даних.
