Excel - це потужний інструмент, який допомагає не лише впорядкувати дані, але й забезпечити їхню цілісність. Ключовою функцією тут є перевірка даних , яка дозволяє встановлювати обмеження для клітинок, щоб уникнути некоректних записів. У цьому посібнику я покажу вам, як ефективно використовувати цю функцію, щоб забезпечити введення лише правильних даних.
Основні висновки
- В Excel можна визначити обмеження на введення даних для клітинок.
- Перевірка даних допомагає відображати повідомлення про помилки для невірних записів.
- Ви можете перевіряти дані в певних форматах, таких як дата, число або час.
Покрокові інструкції
Крок 1: Відкрийте файл зі зразком
Перш ніж ми почнемо з налаштувань, відкрийте файл-зразок "datenüberprüfungs Beispiel.xlsx". Цей файл вже містить деякі питання, які ми будемо використовувати для перевірки даних.
Крок 2: Вибір комірки для перевірки даних
Зосередьтеся на питанні "Вам більше 18 років?". Тут можна вводити лише "Так" або "Ні". Виберіть комірку, в яку слід ввести цю відповідь.
Крок 3: Активуйте перевірку даних
Тепер перейдіть на вкладку "Дані" у верхньому рядку меню і знайдіть розділ "Інструменти для роботи з даними". Натисніть на "Перевірка даних". Це відкриє нове вікно з параметрами налаштування перевірки даних.
Крок 4: Встановіть обмеження на введення
У вікні перевірки даних виберіть опцію "Список" у розділі "Дозволити". Тут ви можете вибрати діапазон клітинок, що містить дозволені відповіді, або ввести значення безпосередньо: "Так, Ні". Натисніть "ОК". Тепер ви створили випадаючий список для введення даних.
Крок 5: Додавання вхідного повідомлення
Ви можете додати підказку, щоб дати користувачам підказку при введенні даних. Для цього активуйте вкладку "Вхідне повідомлення" в тому ж вікні і введіть заголовок і відповідне повідомлення, наприклад, "Будь ласка, вкажіть: Are you over 18?".
Крок 6: Визначте повідомлення про помилку
Щоб забезпечити перехоплення невірних записів, перейдіть на вкладку "Повідомлення про помилку". Тут ви можете налаштувати заголовок і повідомлення для повідомлення про помилку, яке буде відображатися, коли хтось вводить щось, відмінне від "Так" або "Ні". Натисніть "ОК" ще раз, щоб застосувати всі налаштування.
Крок 7: Встановіть дату для дня народження
Тепер ми хочемо налаштувати введення дати народження. Виділіть клітинку з датою народження і знову перейдіть до "Дані", а потім до "Перевірка даних". Виберіть "Дата" в розділі "Дозволити" і встановіть специфікації для дати. Наприклад, ви можете вказати мінімальну дату 1 січня 1900 року і максимальну - сьогодні.
Крок 8: Додайте примітку до дати
Тут ви також можете додати повідомлення з проханням ввести дату народження. Це може бути щось на кшталт: "Введіть свою дату народження (мінімальний вік - 18 років)".
Крок 9: Встановіть ціну для VIP-членства
Наступна комірка стосується вартості VIP-членства. Налаштуйте перевірку даних так, щоб приймалися тільки цілі числа від 150 до 200 євро.
Крок 10: Визначте спеціальні знижки для VIP-клієнтів
Як і раніше, тепер ви можете додати можливість вводити десяткові числа від 10% (0,1) до 30% (0,3) для спеціальних знижок.
Крок 11: Визначте робочий час для початку
Щоб ввести робочий час, перейдіть до відповідної комірки, виберіть "Час" у вікні перевірки даних і встановіть значення між 6 і 8 годинами ранку.
Крок 12: Налаштуйте повідомлення про помилки для робочого часу
Тут ви також можете визначити повідомлення про помилки, які відображатимуть попередження, якщо введений час виходить за межі визначеного діапазону.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися, як використовувати функцію перевірки даних в Excel, щоб переконатися, що до клітинок вводяться лише дійсні дані. Це зменшує кількість помилок і забезпечує узгодженість даних у ваших списках Excel.
Поширені запитання
Як активувати перевірку даних в Excel?Виділіть клітинку, перейдіть до "Дані", а потім до "Перевірка даних".
Які типи записів можна перевіряти? Ви можете перевіряти записи для списків, чисел, дат, часу тощо.
Що станеться, якщо хтось введе невірнийзапис? Відобразиться повідомлення про помилку, і ви зможете вибрати варіант відхилення запису або видачі попередження.
