Якщо ви працюєте з довгими списками товарів, дуже важливо уникати повторюваних записів. Незалежно від того, чи це номери артикулів, назви фільмів або інші дані, вам слід заздалегідь запобігти введенню повторюваних значень. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як легко налаштувати перевірку даних в Excel, щоб гарантувати, що кожен ваш продукт буде введено лише один раз.
Основні висновки
- Перевірка даних - це корисний інструмент для запобігання дублюванню записів в Excel.
- Ви можете використовувати функцію "ПОРАХУВАТИ, ЯКЩО" для моніторингу всього стовпця.
- Ви можете вирішити, чи хочете ви отримувати лише попередження, чи повністю заблокувати введення повторюваних значень.
Покрокові інструкції
Крок 1: Активуйте перевірку даних
По-перше, вам потрібно підготувати стовпець, в якому ви хочете запобігти дублюванню значень. Виберіть весь стовпець, наприклад, стовпець A.
Крок 2: Знайдіть перевірку даних
Потім перейдіть на вкладку "Дані" в рядку меню вгорі. Там ви знайдете опцію "Перевірка даних". Натисніть на неї, щоб відкрити діалогове вікно.
Крок 3: Виберіть індивідуальні налаштування
У діалоговому вікні перевірки даних ви можете вказати, які типи записів дозволені. Виберіть "Користувацькі" з опцій авторизації.
Крок 4: Введіть формулу для перевірки
Тепер вам потрібно ввести наступну формулу для розпізнавання повторюваних значень: =COUNTIF(A:A;A1)=1. Це скаже Excel здійснити пошук по всьому стовпчику A і переконатися, що введене значення не зустрічається більше одного разу.
Крок 5: Встановіть повідомлення про помилку
Тепер ви можете визначити повідомлення про помилку, яке буде показано, якщо хтось спробує ввести значення, що повторюється. Перейдіть на вкладку "Повідомлення про помилку" і переконайтеся, що опція "Показувати повідомлення про помилку при введенні невірних даних" активована. Виберіть тип повідомлення (Стоп, Попередження або Інформація) і введіть бажаний заголовок і повідомлення, наприклад, "Увага, цей заголовок вже існує!".
Крок 6: Перевірте свої налаштування
Тепер настав час протестувати налаштування. Спробуйте ввести повторюване значення, наприклад, "Дамбо", після того, як ви вже додали його до списку. Excel повинен показати вам повідомлення про помилку і не дозволити ввести його, якщо ви встановили відповідне повідомлення про помилку на "Стоп".
Крок 7: Налаштування та альтернативи
Якщо ви хочете, щоб при введенні повторюваного значення відображалося лише попередження без зупинки введення, ви можете відповідно налаштувати параметри в розділі "Повідомлення про помилку". Виберіть варіант "Попередження" або "Інформація". Також спробуйте зробити це з назвою "Dumbo", щоб перевірити, чи працює попередження і чи ви все ще маєте можливість ввести дублікат.
Ви можете використовувати цю функцію для перевірки майже всіх типів даних - назв фільмів, номерів статей або іншої відповідної інформації.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися, як ефективно і просто запобігти дублюванню записів за допомогою перевірки даних в Excel. Використовуючи функцію "ПОРАХУНОК КОЛИ", ви зможете краще контролювати вхідні дані у своєму списку.
