Обережно, метадані в файлах Excel: безпечна робота з ними

Метадані можуть таїти в собі прихований ризик у файлах Excel , особливо якщо ви ділитеся файлами або додаєте до них конфіденційну інформацію. Цю інформацію не завжди видно одразу, але вона може бути витоком через прості дії. Якщо ваша мета - не допустити витоку конфіденційних даних третім особам, важливо розуміти, що таке метадані і як їх можна безпечно редагувати або видаляти.

Основні відомості

• Метадані - це додаткова інформація про ваш файл, яка часто містить особисту або конфіденційну інформацію.
• Існують прості способи видалення персональних даних з файлів Excel.
• Правильне поводження з метаданими має вирішальне значення для уникнення витоку даних.

Покрокова інструкція

Спочатку розглянемо порожню таблицю Excel. Якщо у вас відкрита порожня таблиця, вона може здатися непомітною, але давайте подивимося на неї уважніше.

Ви можете переглянути властивості вашого файлу Excel, натиснувши правою кнопкою миші на іконці файлу і вибравши "Властивості". Там ви знайдете розділ "Відомості", який містить багато інформації. Часто там можна знайти описовий текст, теги і навіть ім'я автора, який створив файл.

Особливу увагу слід звернути на дату останнього збереження та створення. Ці дані можуть розкривати конфіденційну інформацію, яку ви не хочете, щоб бачили інші. Легко забути, що такі деталі можуть залишатися видимими, навіть якщо до файлу надано спільний доступ.

Якщо ви передаєте відредагований файл своєму начальнику або клієнту, до нього може потрапити незручна або конфіденційна інформація, наприклад, старі коментарі або дані попереднього автора. Щоб уникнути цієї інформації, ви можете видалити її одним клацанням миші.

Для цього знову відкрийте файл Excel. Перейдіть в меню "Файл" і виберіть "Властивості". У різних розділах ви побачите не тільки назву файлу, але й інші метадані, які ви могли не помітити.

Один з найкращих способів ефективно видалити метадані - переглянути файл перед збереженням. Незалежно від того, зберігаєте ви файл чи експортуєте його в новий формат, наприклад, PDF, переконайтеся, що він не містить жодної конфіденційної інформації.

Якщо ви хочете зберегти файл у форматі PDF, перейдіть до "Файл" і виберіть "Зберегти як", а потім "PDF". Це створить новий файл, який не міститиме метаданих з файлу Excel, якщо ви фізично надрукуєте його.

Існує також інший варіант очищення метаданих перед надсиланням файлу. Під пунктом "Перевірити книгу" в меню "Файл" ви можете визначити і видалити персоналізовану інформацію. Просто натисніть на "Перевірити документ", і програма повідомить вам про всі наявні метадані і дасть вам можливість їх видалити.

Після того, як ви видалите всю інформацію, вам слід знову зберегти файл. Якщо ви знову перевірите властивості, то побачите, що вся конфіденційна інформація зникла.

Варто зазначити, що дата створення і дата останнього доступу все ще будуть присутні, оскільки ця інформація є частиною файлу. Однак, якщо ви хочете, щоб файл був повністю анонімізований, у вас немає іншого вибору, окрім як створити новий файл. Скопіюйте вміст у новий документ.

Потім збережіть новий документ під іншим ім'ям. Це гарантує, що в новому файлі буде збережена лише бажана інформація.

Переконайтеся, що дані про автора і дані про створення також видалені в цьому файлі, оскільки вони зазвичай копіюються.

Таким чином ви уникнете мереж метаданих, які можуть бути незручними, особливо в професійному контексті. Прикладом цього є студенти, які обмінюються старими матеріалами на нові файли без адаптації метаданих.

Підсумок

Працюючи з метаданими у файлах Office, слід бути обережним. Хоча метадані надають цінну інформацію про автора та історію документа, вони також можуть містити конфіденційні дані, які не повинні витікати. Знання того, як редагувати та видаляти цю інформацію, є ключем до захисту конфіденційного вмісту та уникнення неприємних ситуацій.