За допомогою правильних інструментів і методів роботу з Excel можна значно спростити. Особливо, коли йдеться про перетворення створених книг у формат, який менше піддається редагуванню і є менш захищеним від несанкціонованого доступу, формат PDF є чудовим вибором. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як послідовно конвертувати файли Excel у PDF, щоб ви могли просто і зрозуміло презентувати їх своїм клієнтам.
Основні висновки
- Ви можете конвертувати дані Excel безпосередньо в PDF за допомогою функції друку або функції "Зберегти як".
- Зверніть увагу на метаінформацію, яка може бути включена в PDF.
- Опції для створення PDF дозволяють вам налаштувати файл відповідно до ваших побажань.
Покрокові інструкції
Відкрийте файл Excel, який ви хочете перетворити на PDF. Наприклад, файл табеля обліку робочого часу, який вже підготовлений відповідним чином. Можливо, ви також додали логотип або іншу інформацію, яку хочете відобразити в PDF.
Щоб переконатися, що інформація в PDF-файлі оптимізована, ви можете перевірити різні аспекти вашого макета. Найкраще збільшити деталі сторінки за допомогою попереднього перегляду розриву сторінки, щоб уникнути непотрібних розривів сторінки.
Тепер перейдіть до макета сторінки, щоб виконати решту налаштувань. На цьому етапі ви вирішуєте, чи хочете ви зберегти цей вид або вибрати інший режим. Пагінація дає вам гарне уявлення про те, як виглядатиме ваш вихідний PDF-файл.
Якщо ви задоволені налаштуваннями, натисніть "Файл". У наступному меню виберіть параметри друку. Тут у вас є можливість надрукувати файл за допомогою "Microsoft Print to PDF", якщо ви використовуєте Windows 10. Якщо ця програма не встановлена, перевірте, чи встановлена у вас остання версія Microsoft Office або відповідна програма для друку PDF.
Будьте обережні при створенні PDF-файлу, особливо коли йдеться про конфіденційні або персональні дані. У параметрах PDF слід звернути увагу на те, яка метаінформація або дані передаються, і переконатися, що жодні зовнішні дані не потрапляють до файлу.
Найпоширеніший спосіб зберегти файл - скористатися функцією "Зберегти як". Виберіть бажане місце зберігання і переконайтеся, що ви вибрали формат PDF, щоб зберегти файл у потрібному форматі.
У наступному діалоговому вікні ви можете вказати додаткові параметри. Наприклад, ви можете ввести назву файлу і вказати, чи повинен цей PDF-файл бути сумісним з іншими програмами для роботи з PDF-файлами.
Ви також можете вказати, яку інформацію слід включити або виключити, наприклад, зображення або інформацію, яку не можна друкувати. Переконайтеся, що ви також врахували форматування елементів, які потрібно експортувати.
Після того, як ви переконаєтеся, що вся інформація є правильною, натисніть "ОК". Це запустить процес збереження. Файл PDF зазвичай відкривається автоматично, якщо у вас встановлена програма для читання PDF-файлів, наприклад, Adobe Acrobat.
Завдяки використанню стандарту для PDF-файлів ви можете ділитися документами, які також можуть бути відкриті клієнтами без програми Excel. Це особливо корисно для забезпечення професійної презентації, оскільки файл представляє необхідні дані у зручному для користувача форматі.
З точки зору параметрів друку: Ви також можете змінити розмір і макет, щоб PDF-файл точно відповідав вашим вимогам. Для цього ви можете налаштувати формат паперу і вибрати між книжковою і альбомною орієнтацією.
Перш ніж експортувати PDF, перевірте налаштування принтера, щоб переконатися, що вся важлива інформація, включаючи форматування, передається правильно. Наприклад, якщо ви хочете друкувати в книжковій орієнтації на аркуші А4, переконайтеся, що це налаштовано відповідним чином.
Після збереження файлу ви повинні знайти його в Провіднику у вибраному вами місці. Порівняйте розмір файлу при різних способах збереження, щоб переконатися, що ви вибрали спосіб, який найкраще відповідає вашим потребам.
Якщо у вас виникли запитання, не соромтеся задавати їх у коментарях, щоб отримати необхідну підтримку.
Підсумок
Збереження даних Excel у PDF-файл не тільки спрощує презентацію, але й захищає важливу інформацію. Виконавши ці кроки, ви зможете ефективно перенести свої робочі книги у зручний і безпечний формат.
