Бувають ситуації, коли таблиці стають заплутаними через повторювані записи. Будь то списки іменинників або великі бази даних - повторювані матеріали часто можуть вказувати на помилки або показувати небажані дублікати. Корисно зробити ці повторювані значення видимими, щоб швидко і легко очистити дані. У цьому посібнику я покажу вам, як визначити та виділити повторювані значення в Excel за допомогою умовного форматування.
Основні висновки
- Повторювані значення в Excel можна ефективно розпізнати за допомогою умовного форматування.
- Позначення та виділення повторюваних значень забезпечує швидкий огляд і полегшує очищення даних.
- Ви можете видалити або відкоригувати повторювані значення, щоб забезпечити чіткість вашої таблиці.
Покрокові інструкції
По-перше, вам потрібно відкрити файл Excel. Я рекомендую використовувати електронну таблицю, наприклад, список днів народження, який містить кілька записів. Це хороший приклад для ілюстрації дублювання.
Відкривши таблицю, переконайтеся, що деякі записи дублюються. Наприклад, можливо, ви ввели імена "Петро" та "Рене" більше одного разу, щоб продемонструвати функцію.
Щоб виділити значення, що повторюються, просто виберіть весь ряд даних. Це важливо для того, щоб Excel міг проаналізувати всі дані в одному місці.
Потім виберіть опцію "Умовне форматування" у верхньому рядку меню. Ви знайдете цю опцію в групі "Стилі". Звідти виберіть "Правила виділення клітинок", а потім "Повторювані значення".
З'явиться діалогове вікно, в якому ви можете вибрати спосіб виділення значень, що повторюються. Тут ви можете вибрати колір, який буде використано для виділення, щоб забезпечити швидке розпізнавання повторюваних записів.
Після натискання кнопки "ОК" Excel виділить повторювані значення у вибраній таблиці у вибраний вами спосіб. Наприклад, повторювані записи "Peter" і "Rene" будуть виділені світло-червоним кольором.
Якщо ви вирішите видалити або змінити один з дублікатів, скажімо, "Peter", результат одразу ж зміниться. Після того, як ви видалите повторюване ім'я або заміните його на інше, Excel автоматично оновить виділення.
Якщо тепер ви захочете змінити "Рене" на інше ім'я, наприклад, "Маркус", ця зміна також набуде чинності негайно. Ви можете переглядати записи один за одним і коригувати їх за потреби.
Видаливши або замінивши повторювані значення, ви отримаєте чистий список, який більше не містить непотрібних дублікатів. Це значно покращує читабельність і зручність використання ваших даних в Excel.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися, як виявляти повторювані значення в Excel і виділяти їх за допомогою умовного форматування. Цей процес простий і допомагає значно покращити наочність ваших таблиць.
Поширені запитання
Як я можу знову видалити умовне форматування?Ви можете видалити умовне форматування за допомогою тієї ж опції в рядку меню, вибравши "Керування умовним форматуванням", а потім видаливши правило.
Чи можна створити кілька правил для умовного форматування? Так, ви можете додати кілька правил, щоб виділити або налаштувати різні типи даних.
Що станеться, якщо я заміню повторюване значення новим ім'ям?Excel автоматично оновлює виділення так, що попереднє повторюване значення більше не буде виділено, якщо не з'явиться нове повторюване значення.
