Якщо вам регулярно доводиться друкувати конверти для особистих запрошень або ділової кореспонденції, ви хочете зробити цей процес максимально простим і ефективним. Замість того, щоб вручну форматувати кожен конверт, ви можете скористатися функцією об'єднання пошти Word для автоматичного створення кількох конвертів для різних одержувачів. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як друкувати конверти та готувати їх до надсилання.
Основні висновки
- Об'єднання листів у Word дозволяє автоматично створювати кілька конвертів.
- Ви можете імпортувати дані про одержувача з таблиці Excel, щоб спростити друк.
- Word пропонує різні функції для налаштування форматування адреси.
Покрокові інструкції
Спочатку відкрийте чистий документ Word і перейдіть на вкладку "Поштові розсилки". Тут ви знайдете пункт меню "Конверти".
Натисніть на "Конверти", щоб відкрити вікно для конвертів і етикеток. У цьому вікні ви можете ввести адресу відправника та адресу одержувача. У цьому прикладі показано, як налаштувати об'єднання пошти для кількох одержувачів.
Ви хочете надрукувати кілька конвертів одночасно. Для цього перейдіть до параметрів і виберіть відповідний формат конверта. За замовчуванням встановлено формат "DL". Якщо ви хочете використовувати інший формат, ви можете налаштувати його тут.
Важливо звернути увагу на опцію друку. Залежно від моделі вашого принтера, спосіб подачі конвертів може відрізнятися. Рекомендується використовувати звичайний аркуш А4 як шаблон перед пробним друком, щоб побачити, як він подається.
Якщо все гаразд, натисніть "ОК", щоб додати конверт до документа. Ви отримаєте документ з адресою відправника і місцем для адреси одержувача.
Тепер настав час імпортувати дані для злиття пошти. Ви вже повинні були підготувати файл Excel зі списком одержувачів. Цей файл має містити відповідні стовпці для імені, прізвища, адреси тощо.
Закрийте таблицю Excel і поверніться до Word. Виберіть "Запустити злиття пошти", а потім "Конверти". Word запитає вас, який конверт ви хочете використовувати для злиття. Виберіть потрібний конверт.
Після натискання кнопки "ОК" конверт з'явиться на екрані. На вкладці "Відправлення" ви також знайдете опцію вибору одержувачів.
Тут ви можете створити новий список або вибрати таблицю Excel. Виберіть файл Excel і підтвердіть, яку таблицю ви хочете використовувати.
Тепер усі одержувачі доступні у вашому документі. Ви можете відредагувати список одержувачів, щоб переконатися, що всі необхідні дані є правильними. Word також дозволяє фільтрувати список або видаляти дублікати.
Тепер ви можете визначити блоки адрес для конвертів. Натисніть на "Блок адреси", щоб налаштувати елементи адреси, які повинні з'явитися на кожному конверті.
Якщо у вас є особливі вимоги до форматування, наприклад, вказати лише країну для міжнародних відправлень, ви також можете налаштувати ці параметри.
Після того, як ви все налаштуєте, ви побачите, як буде виглядати конверт у вікні попереднього перегляду. Якщо ви хочете внести зміни, ви можете легко відрегулювати розташування адрес.
Ви можете створити файл для друку, натиснувши на кнопку "Завершити і об'єднати". У вас також є можливість надіслати конверти на електронну пошту або перенести їх у новий документ.
Тепер ви побачите, що Word створив кожен окремий конверт. Тепер ви можете відправити їх на принтер або видалити, якщо потрібно.
Підсумовуючи, ці кроки навчили вас, як ефективно друкувати конверти для кількох одержувачів за допомогою функції об'єднання пошти у Word.
Підсумок
Описані вище кроки допоможуть вам створити конверти у Word і підготувати їх безпосередньо до відправлення. Ви зможете легко працювати з великими обсягами даних і друкувати численні персоналізовані конверти в найкоротші терміни.
Поширені запитання
Які формати можна вибрати під час друку конвертів у Word?Стандартні формати конвертів - DL, C5, C6 та інші поширені формати.
Як налаштувати список одержувачів для злиття пошти? Ви можете відредагувати список в Excel, щоб переконатися, що всі відповідні дані є правильними.
Що робити, якщо адреси відображаються неправильно?Переконайтеся, що стовпці в таблиці Excel названі правильно, а блоки адрес у Word налаштовані правильно.
Чи можу я редагувати конверти після злиття пошти? Так, ви можете налаштувати згенеровані конверти в новому документі перед тим, як надрукувати їх.
Чи можу я надіслати конверти на електронну пошту?Так, ви також можете надіслати конверти безпосередньо електронною поштою, за умови, що ви зробили відповідні налаштування у Word.
