Створення злиття пошти в Word - простий посібник

Ви хочете надіслати особисті листи кільком одержувачам і персоналізувати привітання? Ви можете зробити це швидко і легко за допомогою функції об'єднання листів у Microsoft Word. У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як визначити одержувачів за допомогою електронної таблиці Excel і як правильно використовувати різні форми звертання, такі як "пан" і "пані". Давайте одразу перейдемо до справи і разом пройдемо кроки для створення ефективного злиття листів.

Ключова інформація

• Ви дізнаєтеся, як створювати та налаштовувати злиття листів у Word.
• Використання списку в Excel полегшує керування даними одержувачів.
• Формати привітань можна динамічно налаштовувати, щоб додати персонального стилю.

Покрокові інструкції

Щоб створити злиття листів у Word, виконайте наведені нижче дії:

Крок 1: Запустіть злиття

Спочатку відкрийте Microsoft Word. Перейдіть на вкладку "Поштові розсилки" і виберіть опцію "Запустити злиття". Потім натисніть на "Листи", щоб розпочати процес злиття.

Крок 2: Виберіть список одержувачів

Тепер ви повинні вибрати список одержувачів. Ви можете створити новий список, скористатися наявним списком або вибрати контакти Outlook. У цьому посібнику ми будемо використовувати таблицю Excel, яку ви зберегли на робочому столі.

Крок 3: Редагування даних одержувача

Тепер ви можете редагувати список одержувачів. Використовуючи джерело даних, яке в нашому прикладі називається "Список адрес.xls", ви можете додавати адреси, шукати дублікати або фільтрувати за певними критеріями. Відображається огляд прізвища, імені та посади.

Крок 4: Додайте блок адрес

Тепер додайте блок адрес, натиснувши на "Блок адрес". Тут ви можете вибрати відповідні поля для привітання та адреси. Word автоматично розпізнає ці поля, тому ви можете просто перенести необхідну інформацію.

Крок 5: Перевірте попередній перегляд

Важливо перевірити попередній перегляд листа. Ви можете побачити, як буде виглядати адреса та інший контент у листі. Для цього натисніть "Показати результати попереднього перегляду", щоб переконатися, що все оформлено правильно.

Крок 6: Додайте тему і дату

Тепер ви можете вставити тему вашого листа в підготовлений документ. Наприклад, напишіть "Лист про серію тестів" і додайте дату. Це надасть вашому листу формальної структури.

Крок 7: Динамічно вставте привітання

Використовуйте команди з великої літери, щоб налаштувати привітання. Ви можете використовувати функцію, щоб розрізняти "Шановний пане" і "Шановна пані" на основі даних у вашому списку Excel.

Крок 8: Продовжуйте злиття листів

Тепер створіть текст листа відповідно до ваших потреб. Ви можете написати загальний текст, який стосується всіх одержувачів. Переконайтеся, що він є інклюзивним і привабливим.

Крок 9: Перевірте наявність помилок

Перш ніж завершити злиття листів, перевірте їх на наявність помилок. Ви можете переглянути окремі адреси і переконатися, що немає помилок у форматах адрес або в адресних даних.

Крок 10: Роздрукуйте або надішліть злиття

Тепер, коли злиття пошти завершено і виглядає добре, поверніться до вкладки "Розсилки" і натисніть "Завершити і об'єднати". Тут у вас є можливість роздрукувати документ, надіслати його електронною поштою або зберегти документи для подальшої обробки.

Крок 11: Вставте додаткові поля

За необхідності ви можете інтегрувати в лист додаткові індивідуальні поля, наприклад, номери телефонів. Виберіть відповідні стовпці з вашого файлу Excel, щоб створити додаткову персоналізацію.

Крок 12: Фіналізація

Після всіх цих кроків ви успішно створили лист для злиття листів. Тепер ви можете зберегти документ і відправити або роздрукувати його за власним бажанням.

Підсумок

У цьому посібнику ви дізналися, як легко та ефективно створити лист злиття пошти за допомогою Microsoft Word. Ви пройшли весь процес, від вибору списку одержувачів і персоналізованого привітання до остаточного редагування та друку або надсилання листів.