Питання про те, чи потрібне управління проектами, часто задають перед початком нового завдання або проекту. Існує багато хибних уявлень про те, що таке проект і коли управління проектами дійсно необхідне. У цьому тексті ви дізнаєтеся про практичний контрольний список, який допоможе вам оцінити потребу в управлінні проектами. Інформація взята з відеоуроку і призначена для того, щоб дати вам чітке уявлення.
Основні висновки
- Не кожен проєкт потребує глибоких знань з управління проєктами.
- Контрольний список допоможе вам визначити, чи відповідає управління проектами вашому завданню.
- Враховуйте численні фактори, такі як складність, ресурси та необхідність регулярних зустрічей.
Покрокова інструкція
Почнемо з різних аспектів, які слід розглянути, щоб з'ясувати, чи потрібне управління проектами для вашого конкретного завдання. Цей контрольний список включає десять пунктів, які допоможуть вам прийняти обґрунтоване рішення.
1. чи є завдання новим для вас?
Перш за все, вам слід подумати, чи є завдання новим і незнайомим для вас. Якщо так, то, можливо, є сенс долучитися до управління проектом. Новий проект часто вимагає планування та координації, що може бути не під силу вам одразу. Уважно перевірте, чи можете ви поставити галочку в цьому полі.
2 Чи є завдання складним або інноваційним?
Йдеться про те, чи це розробка нового продукту, чи складне завдання. Чи є завдання великим і незрозумілим? Складні проекти зазвичай вимагають більш ретельного планування та організації. Якщо ви можете відповісти на цей критерій ствердно, додайте його до свого контрольного списку.
3. чи залучені різні відділи?
Якщо в проекті беруть участь кілька відділів, ймовірно, необхідне управління проектом. Якщо в проекті беруть участь різні члени команди і різні дисципліни, вирішальне значення має чітка комунікація та організація. Подумайте, чи варто ставити галочку в цьому полі.
4. чи залучені зовнішні особи?
Подумайте, чи будуть залучені до вашого проекту зовнішні працівники або постачальники послуг. Наприклад, якщо ви залучаєте до проекту графічного дизайнера, необхідно буде виконати певні координаційні завдання. Це також свідчить на користь необхідності управління проектом.
5. чи потрібні регулярні зустрічі?
Чи члени вашої команди віддані змісту проекту і потребують регулярних оновлень та зустрічей? Для повсякденних завдань такі зустрічі не є необхідними, але якщо ваше завдання є більш складним або має багато зацікавлених сторін, регулярні зустрічі повинні бути заплановані.
6. чи потрібен нагляд за виконанням завдання?
Одне з найважливіших питань - чи потрібен нагляд за виконанням завдання. Якщо ніхто не бере на себе відповідальність за розвиток або прогрес, проект, ймовірно, займе багато часу і буде неефективним. Ви також повинні поставити галочку в цьому полі, якщо це стосується цього пункту.
7. чи займає завдання більше часу і чи потребує воно команди?
Якщо тривалість завдання розрахована на тривалий період часу, може бути корисно сформувати команду. Короткі завдання, які можна виконати протягом дня, не потребують великого управління проектом. Для довгострокових проектів, однак, координація різних аспектів має важливе значення.
8. чи пов'язаний проект з високим фінансовим ризиком?
Чи має проект економічне значення для компанії? Високий фінансовий ризик може бути важливим сигналом про необхідність використання проектного менеджменту. Тут слід ретельно зважити, чи повинен менеджер проекту контролювати управління ресурсами та бюджетом.
9. чи сприяє проект створенню конкурентних переваг?
Якщо проект слугує зміцненню конкурентної позиції компанії, можливо, варто звернути особливу увагу на управління проектами. Керівник проекту може допомогти розробити стратегії, які дозволять компанії отримати перевагу над конкурентами.
10. скільки пунктів ви відмітили?
Нарешті, важливо подивитися, на скільки пунктів ви змогли відповісти ствердно для вашого проекту. Чим більше критеріїв, тим більша ймовірність того, що вам потрібен проектний менеджмент. Цей огляд допоможе вам краще вирішити, чи потрібен вам проектний менеджмент і в якій мірі.
Підсумок
Визначення потреби в управлінні проектами є важливим кроком перед початком виконання нового завдання. Контрольний список пропонує вам корисний орієнтир. Чим більше пунктів відповідає дійсності, тим більше ви повинні ознайомитися з різними методами управління проектами.
Поширені запитання
Чи завжди потрібне управління проектами?Не завжди, це дуже залежить від складності та залучених факторів.
Скільки пунктів має бути, щоб управління проектом було необхідним?якщо ви відзначили більше чотирьох або п'яти пунктів, управління проектом, як правило, є необхідним.
Як я можу використовувати контрольний список? Прочитайте кожен пункт і оцініть, чи стосується він вашого поточного завдання.
Чи можу я застосувати цей контрольний список до інших проектів?Так, контрольний список можна використовувати для різних типів проектів.
Де я можу завантажити контрольнийсписок? Контрольний список доступний для завантаження у форматі PDF у відео.
