Якщо ви вже мали справу з першою вправою з управління проектами, тепер ви дізнаєтеся, як ефективно опрацювати ключові питання, які необхідно прояснити в проектному завданні. Цей посібник допоможе вам розібратися з ключовими моментами, які необхідно врахувати, щоб ви могли чітко визначити проектне завдання та успішно реалізувати поставлені завдання.
Основні висновки
- Визначте мету та стратегічну актуальність вашого проєкту
- З'ясуйте обов'язки та доступні вам ресурси.
- Враховуйте цільову групу та специфічні вимоги до проекту
- Підтримуйте регулярну комунікацію зі стейкхолдерами.
Покрокова інструкція з уточнення проектного брифу
Уточнення проектного брифу - важливий крок для успіху вашого проекту. Ви повинні поставити різні запитання, щоб зібрати всю необхідну інформацію.
1. чому ми розробляємо упаковку? Перше питання, яке ви повинні з'ясувати, - це те, для чого взагалі виконується проект. Це допоможе вам зрозуміти, який стратегічний внесок зробить ваш проект. Яку користь компанія отримає від нової упаковки? Чи збільшить вона продажі? Тут важливо провести роз'яснювальну бесіду з вашим лінійним менеджером або клієнтом.
2) Який результат очікується? Далі вам слід прояснити точно визначений цільовий стан. Які результати очікуються від проекту? Тут важливо враховувати одиниці виміру, такі як бюджет, часові рамки та конкретні вимоги. Ви також повинні переконатися, що результати можна виміряти.
3) Хто є клієнтом? Тут важливо прояснити обов'язки. Хто саме є клієнтом? Це ваш безпосередній керівник, інший відділ чи зовнішній замовник? Ця інформація вплине на те, як ви будете керувати проектом і які вимоги можуть відрізнятися.
4) Хто входить до команди проекту? Подивіться, які ресурси у вас є в наявності. Яких членів команди ви повинні включити і скільки? Також подумайте, яку кваліфікацію мають члени команди.
5) Як довго будуть доступні члени команди? Важливо знати, як довго члени вашої команди будуть доступні для проекту. Чи обмежені вони в часі іншими проектами? Це може суттєво вплинути на ваше планування часу.
6) Коли починається проект? Ще один момент - це часові рамки проекту. Коли починається проект і коли повинен бути готовий кінцевий продукт? Ви повинні переконатися, що всі необхідні кроки завершені до фактичного запуску продукту.
7) Який бюджет доступний? Бюджет є вирішальним фактором в управлінні проектом. З'ясуйте, який бюджет запланований для вашого проекту і чи є можливість для коригування, якщо проект стане більш масштабним, ніж очікувалося.
8. чи є проміжні етапи, які слід враховувати? Визначте, чи є вже визначені проміжні етапи, які слід брати до уваги під час реалізації проекту. Це допоможе вам відстежувати прогрес і вчасно вносити корективи.
9) Хто є цільовою аудиторією? Цільова аудиторія - ще один важливий аспект, який слід враховувати. Кому повинен бути адресований продукт? Сюди входить створення персонажів, щоб краще зрозуміти інтереси та поведінку вашої цільової групи.
10) Чи існують конкретні вимоги або правила? Вам потрібно з'ясувати, чи існують конкретні вимоги або правила, яких вам потрібно дотримуватися. Це можуть бути, наприклад, специфікації щодо використання матеріалів або дизайну. Ці специфікації впливають на творчий процес.
11) Як має бути організована комунікація? Визначте, як часто вам потрібно надавати звіти зацікавленим сторонам і в якій формі вони очікуються. Чи потрібно проводити щоденні зустрічі, чи достатньо щотижневої комунікації? Це важливо, щоб уникнути непорозумінь.
12. чи існують правила для документації? І останнє, але не менш важливе, ви повинні з'ясувати, які вимоги ставляться до документації. Чи існують певні шаблони, чи ви можете вільно створювати документацію? Чітка документація сприяє відстежуваності вашого проекту.
Підсумок
Роз'яснення брифу проекту є фундаментальним елементом управління проектом, який гарантує, що всі учасники розуміють чіткі цілі та очікування. Це не тільки підвищує ефективність, але й мінімізує ризик непорозумінь і помилок. Відповівши на питання, розглянуті вище, ви створите міцний фундамент для прогресу вашого проекту.
Найпоширеніші запитання
Як мені дізнатися, чого я насправді хочу досягти від свого проекту?Поговоріть зі своїм безпосереднім керівником або клієнтом і з'ясуйте стратегічні цілі вашого проекту.
Що робити, якщо я приймаю проект від зовнішнього клієнта?Переконайтеся, що ви чітко визначили бриф і очікування, щоб правильно зрозуміти вимоги.
Як часто я повинен повідомляти про результати могопроекту? Це залежить від вашого проекту, але щотижневі повідомлення зазвичай корисні для забезпечення прозорості прогресу.
Які інструменти я можу використовувати для управління проектами?Існує багато інструментів, від простих списків в Excel до професійних програмних рішень для управління проектами, таких як Trello або Asana.
Чи дійсно важливі віхи в управлінні проектами?Так, віхи допомагають оцінити прогрес і переконатися, що ви дотримуєтеся графіка.
