Здатність фіксувати та аналізувати складні параметри проекту в ситуаційному аналізі є фундаментальною навичкою в управлінні проектами. Тут я покажу вам, як ви можете створити ситуаційний аналіз, витративши на його обробку всього п'ять хвилин. Важливою складовою є не лише сам аналіз, а й вміння сформулювати релевантні питання, які допоможуть вам і вашій команді оцінити можливості та ризики.
Основні висновки
- Ситуаційний аналіз має вирішальне значення для отримання загального уявлення про проект.
- Сформулюйте цілеспрямовані запитання, щоб отримати інформацію від вашої команди.
- Для цього вам знадобиться лише короткий проміжок часу.
Покрокові інструкції
Розуміння завдання
По-перше, вам потрібно зрозуміти важливість і цілі вашого ситуаційного аналізу. Мета цього аналізу - отримати чітке уявлення про ваш проект. Ви повинні проаналізувати різні аспекти проекту: Можливості, ризики, фактори успіху, а також взаємодію з іншими проектами. Ви будете працювати над цим аналізом разом зі своєю командою, і ваше завдання не полягає в тому, щоб знайти всі відповіді самостійно.
Проаналізуйте ключові моменти
Зосередьтеся на ключових моментах аналізу ситуації: аналізі поточного стану, можливостях, ризиках, факторах успіху та інтерфейсах. Кожен з цих елементів допомагає створити цілісну картину вашого проекту. Складіть список пунктів, які ви хочете проаналізувати разом зі своєю командою.
Сформулюйте питання
Оскільки завдання полягає в тому, щоб сформулювати питання за короткий проміжок часу, ви повинні переконатися, що вони є точними і цілеспрямованими. Подумайте, які питання можуть стимулювати вашу команду до отримання відповідної інформації. Чим чіткішими і конкретнішими будуть ваші запитання, тим ціннішими будуть відповіді.
Заохочуйте командну співпрацю
Проведіть коротку зустріч команди або скористайтеся цифровими інструментами, щоб представити свої запитання. Зверніться до членів вашої команди з проханням надати ідеї та пропозиції щодо зібраних запитань. Важливо, щоб кожен брав активну участь у цьому процесі, щоб отримати якомога більше перспектив.
Зберіть та проаналізуйте відповіді
Після того, як ви зібрали відповіді на сформульовані запитання від вашої команди, проаналізуйте інформацію. Обов'язково класифікуйте різні можливості та ризики, а також визначте спільні теми та тенденції. Це допоможе вам чіткіше визначити наступні кроки у вашому проекті.
Створення ситуаційного аналізу
Тепер ви можете почати перетворювати зібрану вами інформацію на офіційний аналіз ситуації. Пам'ятайте, що це не повинен бути повний аналіз, а лише огляд, заснований на питаннях, які ви поставили, і відповідях, які ви отримали. Результати повинні бути чіткими і стислими, щоб їх було легко зрозуміти.
Підбиття підсумків
У цьому посібнику ви дізналися, що таке ситуаційний аналіз в управлінні проектами, які ключові моменти є важливими і як їх ефективно опрацювати зі своєю командою. Ставлячи правильні запитання та працюючи разом, ви отримаєте цінну інформацію, яка допоможе вам спланувати наступні кроки в проєкті.
Найпоширеніші запитання
Мета ситуаційного аналізуполягає в тому, щоб отримати чітке уявлення про проект і визначити можливості та ризики.
Скільки часу потрібно для підготовки ситуаційного аналізу?Ми рекомендуємо витратити на цю вправу близько п'яти хвилин.
Як я можу заохотити свою команду до участі?Ви можете заохотити свою команду до участі, ставлячи конкретні запитання та проводячи командні зустрічі.
