Інтеграція MS Visio з Excel допоможе вам візуалізувати дані та створювати аналітичні діаграми, які полегшують прийняття рішень. Будь то ключові показники компанії, щомісячні продажі або порівняння продуктів, за допомогою правильного зв'язку ви можете створювати інтерактивні діаграми з даних Excel у Visio. Цей посібник покаже вам, як ефективно зв' язати книгу Excel з Visio, щоб представити ваші дані у візуально зрозумілий спосіб.
Основні висновки
- Ви можете підключити дані Excel до Visio за допомогою перетягування або функції імпорту.
- Існують різні методи інтеграції даних Excel у діаграми Visio.
- Оновлення даних в Excel динамічно відображаються у Visio.
Покрокові інструкції
Крок 1: Підготуйте MS Visio та Excel
Спочатку відкрийте MS Visio на робочому столі. Ви можете запустити його, двічі клацнувши на іконці або вибравши його в меню "Створити". Наприклад, назвіть новий документ "Excel" і виберіть діаграму за замовчуванням. Щоб створити Excel, натисніть клавішу Windows разом з клавішею зі стрілкою вниз, клацніть правою кнопкою миші на робочому столі, виберіть "Створити", а потім "Книга Excel".
Крок 2: Введіть дані в Excel
Відкрийте новостворений файл Excel і почніть вводити дані. Введіть місяці з січня по грудень у стовпчик A. Ви можете легко ввести місяці, виділивши першу комірку, а потім використати функцію автозаповнення для заповнення решти місяців. Для стовпців B і C ви можете згенерувати випадкові числа або огляди компаній за допомогою формули "=Випадкове число()".
Крок 3: Збережіть і закрийте файл Excel
Після того, як ви ввели необхідні дані в Excel, збережіть файл. Для цього використовуйте комбінацію клавіш "Ctrl + S". Щоб закрити Excel, натисніть "Alt + F4".
Крок 4: Встановіть зв'язок між Visio та Excel
Щоб створити зв'язок між файлом Excel і Visio, ви можете перетягнути документ Excel на відкриту діаграму Visio. Це створить прямий зв'язок з даними, який ви можете викликати в будь-який час, двічі клацнувши на діаграмі.
Крок 5: Створення діаграми
Створивши посилання, ви можете створити діаграму у Visio. Використовуйте комбінацію клавіш "Ctrl + Q", щоб намалювати просту лінійну діаграму для ваших даних. Потім перемістіть діаграму на новий аркуш, щоб оптимізувати відображення.
Крок 6: Налаштуйте та збережіть діаграму
Ви можете налаштувати діаграму, змінивши розмір або відредагувавши відображення. Після внесення змін збережіть документ Visio, щоб не втратити свій прогрес. Коли ви закриєте діаграму, ви побачите, що посилання на Excel збереглося.
Крок 7: Імпорт зовнішніх даних
Якщо ви хочете імпортувати додаткові дані з Excel, ви можете зробити це через вкладку "Дані" у Visio. Тут ви знайдете опцію "Швидкий імпорт", за допомогою якої ви можете вибрати файл Excel (наприклад, "visio.xlsx") і виконати кроки зв'язування даних.
Крок 8: Зв'яжіть дані з фігурами
Тепер ви можете вставити фігури у Visio, пов'язані з даними Excel. Продублюйте існуючу фігуру і змініть назву відповідно до серій даних A, B і C. Клацніть фігуру правою кнопкою миші і виберіть відповідний ряд даних для створення зв'язку.
Крок 9: Оновлення
Однією з сильних сторін посилання є можливість динамічного відображення оновлених даних в Excel у Visio. Ви можете змінювати клітинки Excel і виконувати оновлення за допомогою команди "Оновити все" у Visio. Це гарантує, що ваші візуалізації завжди міститимуть найсвіжішу інформацію.
Підсумок
Зв'язок між MS Visio та Excel дозволяє ефективно візуалізувати дані. Ви дізналися, як вводити дані в Excel, імпортувати їх у Visio та динамічно оновлювати, щоб ваші діаграми були актуальними. Виконавши ці кроки, ви зможете значно покращити свої презентації та звіти.
