Ефективний спільний доступ до малюнків і документів у MS Visio має вирішальне значення для командної роботи. Якщо ви створили малюнок у Visio, можливо, ви захочете поділитися ним з колегами, щоб отримати відгуки або попрацювати над ним разом. У цьому посібнику я покажу вам, як ефективно ділитися файлами в MS Visio, щоб спільна робота проходила безперешкодно.
Основні висновки
- Існує кілька способів надання спільного доступу до файлів Visio, зокрема через OneDrive, SharePoint та електронну пошту.
- Ви можете керувати доступом, вибираючи, чи можуть інші користувачі редагувати або лише переглядати файл.
- Використання посилань для спільного доступу може прискорити процес обміну файлами.
Покрокове керівництво
Щоб поділитися своїми кресленнями Visio, виконайте ці прості кроки:
Крок 1: Скористайтеся функцією спільного доступу
Перш за все, у програмі повинен бути відкритий документ Visio, до якого ви хочете надати спільний доступ. Скористайтеся рядком пошуку і введіть термін "Поділитися". Ви побачите, що вам буде запропоновано найкращий спосіб поділитися малюнком.
Крок 2: Виклик меню "Поділитися
Щоб перейти безпосередньо до меню "Поділитися", ви можете натиснути кнопку "Поділитися" в крайньому правому куті програми. З'явиться правий рядок меню з опціями обміну. Основна мета - співпрацювати з іншими, зберігаючи копію вашого файлу в онлайн-сховище.
Крок 3: Виберіть місце зберігання
У вас є можливість вибрати місце, куди ви хочете зберегти файл. Існують такі варіанти, як Зберегти на комп'ютері, SharePoint або OneDrive. Ви також можете підключитися безпосередньо до OneDrive, щоб зберегти файл там.
Крок 4: Збережіть файл і запросіть людей
Після того, як ви вибрали місце зберігання, ви можете зберегти малюнок. Під час цього процесу у вас є можливість запросити різних людей отримати доступ до вашого файлу Visio. Для цього ви можете додати повідомлення і вказати, чи можуть ці люди редагувати файл або тільки переглядати його.
Крок 5: Керування змінами
Існують опції для керування змінами в документі. Ви можете вказати, чи повинні зміни поширюватися автоматично, чи ви, як автор, повинні завжди запитувати про це.
Крок 6: Створіть посилання для спільного доступу
Дуже практичною функцією є створення посилання для спільного доступу. Натисніть на область для посилання, щоб скопіювати його. Потім ви можете вставити це посилання в інші документи або надіслати його безпосередньо своїм колегам.
Крок 7: Редагування онлайн
Тепер ви також можете редагувати креслення у Visio Online. Створене вами посилання перенаправить ваших колег в онлайн-зону, де вони зможуть редагувати документи і додавати коментарі.
Крок 8: Надсилайте файли електронною поштою
Якщо ви бажаєте, ви також можете надіслати файли Visio безпосередньо електронною поштою. Для цього перейдіть до "Файл" і виберіть "Поділитися". Тут у вас є можливість надіслати файл як вкладення або посилання.
Крок 9: Надсилання електронного листа
У діалоговому вікні надсилання листа ви можете додати адресу одержувача і налаштувати тему і текст повідомлення. Після того, як все налаштовано, натисніть "Надіслати", і ваш файл буде надіслано.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися, як легко та ефективно ділитися своїми малюнками Visio. Будь то через OneDrive, SharePoint або електронну пошту, ці способи різноманітні і дозволяють налагодити ефективну співпрацю з вашою командою. Вибравши правильні варіанти спільного доступу, ви можете гарантувати, що ваші колеги матимуть бажаний доступ до ваших файлів і зможуть ефективно працювати над проектами.
Поширені запитання
Де я можу поділитися своїми файлами Visio?Ви можете зберігати свої файли на локальному комп'ютері, в SharePoint або OneDrive.
Чи можна вказати, чи можуть інші користувачі редагувати файл або тільки переглядатийого? Так, ви можете керувати доступом, щоб люди могли редагувати файл або тільки переглядати його.
Як створити посилання для спільного доступу до мого файлу?Ви можете створити посилання для спільного доступу в меню "Спільний доступ" і скопіювати його в буфер обміну.
Чи можна надсилати файли Visio безпосередньо електронною поштою?Так, ви можете надсилати файли безпосередньо як вкладення електронної пошти або посилання за допомогою функції спільного доступу.
Чи отримаю я автоматичне сповіщення про зміни, внесені до мого файлу?Ви можете вказати, чи хочете ви отримувати сповіщення, в параметрах спільного доступу.
