Ви хочете скопіювати або завантажити документ з Документів Google, але не знаєте, як це зробити? У цьому посібнику я проведу вас через цей процес крок за кроком. Незалежно від того, чи хочете ви зберегти документ для колеги або для особистого використання - тут ви дізнаєтеся все, що вам потрібно знати.
Основні висновки
- Ви можете легко копіювати та перейменовувати документи.
- Документи можна завантажувати в різних форматах, включаючи Microsoft Word і PDF.
- Документами можна ділитися і надавати доступ до них певним користувачам.
Копіювання документа
Щоб скопіювати документ, перейдіть до рядка меню і натисніть "Файл". Там ви знайдете опцію "Створити копію", яку слід вибрати. Цей крок безпосередньо скопіює поточний документ. Після цього ви отримаєте новий документ, який за замовчуванням називається "Копія [назва документа]". Ви можете негайно змінити цю назву, щоб мати чіткі назви для ваших копій.
Наприклад: не називайте його "Копія 1", а назвіть його за призначенням або одержувачем, наприклад, "Копія для Фабіо". Це допоможе вам відстежувати ваші файли.
Ви навіть можете зробити копію доступною для певного користувача. Якщо у вас кілька користувачів, ви можете надати кожному з них індивідуальний доступ. Це дозволяє легко керувати кількома версіями одного документа, в той же час кожен може редагувати свою улюблену частину.
На наступному кроці вам буде запропоновано вказати, в яку папку ви хочете зберегти новий документ. Ви можете вибрати існуючу папку або створити нову, яку можна назвати, наприклад, "Копії". Це особливо корисно для акуратної організації документів.
Це чудовий варіант, якщо ви працюєте над проектом з різними людьми, оскільки ви можете переконатися, що кожен має доступ лише до тих файлів, які призначені для нього.
Завантажити документ
Тепер ви можете завантажити свій документ. Для цього поверніться до меню "Файл". Там ви знайдете кілька варіантів. Виберіть опцію "Завантажити", яка надає вам різні формати.
Один з найпоширеніших варіантів - завантажити як документ Microsoft Word. Якщо ваша мета - редагувати документ за межами Google Документів, це чудовий вибір. Система збереже документ під тим самим ім'ям, під яким ви його назвали в Google Документах.
Якщо у вас немає Microsoft Word, ви все одно можете відредагувати документ у Документах Google або просто зберегти його онлайн. Для багатьох користувачів може бути перевагою мати локальну копію, якою можна легше ділитися або редагувати без підключення до інтернету.
Окрім Microsoft Word, ви також можете завантажити документ у різних інших форматах, таких як PDF, Open Document Format або навіть HTML. Таке розмаїття гарантує, що ви зможете вибрати правильний формат для будь-яких потреб.
Наприклад, якщо ви пишете електронну книгу, має сенс завантажити документ у форматі HTML. Як правило, я часто використовую PDF для надсилання третім особам, оскільки це формат, який дозволяє вносити найменше змін.
Надсилання документа електронною поштою
Наступний доступний варіант - надіслати документ електронною поштою. Ви також можете зробити це через меню "Файл". Коли ви обираєте функцію електронної пошти, відкривається нове вікно, в якому ви можете додати одержувача, наприклад, "Фабіо" в нашому прикладі.
Тут у вас є можливість вставити документ безпосередньо в електронний лист або відправити його як вкладення. Якщо ви надсилаєте весь документ як вкладення, я рекомендую використовувати формат PDF. Таким чином, одержувач отримає копію, яку він не зможе редагувати.
Однак, якщо вашому одержувачу потрібен документ у форматі, який можна редагувати, надішліть його у форматі Word. У будь-якому випадку, ви можете бути гнучкими з цими варіантами.
Підсумок
У цьому посібнику ви дізналися, як копіювати, завантажувати та надсилати документи за допомогою Документів Google. Процес простий, а завдяки різним доступним форматам ви можете переконатися, що ваш файл відповідає вимогам, незалежно від того, чи призначений він для спільного або особистого використання.
