Сучасні тенденції та технологічний розвиток все більше змінюють багато з тих речей, до яких ми звикли. Однією з цих змін є відправлення заявки за допомогою електронної пошти, що стало важливим кроком у процесі пошуку роботи та працевлаштування. Навіть компанії віддають перевагу заявкам через електронну пошту, оскільки це усуває необхідність у відправці будівельного портфоліо поштою у випадку відмови.

Є кілька речей, на які варто звернути увагу при відправленні заявки на електронну пошту. Правильне форматування та відправлення заявки можуть значно вплинути на перший враження, яке роботодавець відразу отримує про вас. У листі з вашими документами для заявки на роботу кожний деталь має значення, від теми листа до вірних вкладень.

Чому важливо подавати заявку по електронній пошті якнайкоректніше?

Правильна відправка заявки по електронній пошті є початком успішного пошуку роботи. По-перше, ви демонструєте тим, що ви приділяєте увагу деталям та вмієте дотримуватися інструкцій з самого початку. Роботодавці цінують кандидатів, які ретельно виконують завдання та можуть точно реагувати на вимоги. По-друге, грамотно написаний супровідний лист свідчить про те, що ви серйозно та професійно підходите до пошуку роботи. Це сигналізує роботодавцеві, що вас дійсно цікавить посада і ви готові вкласти час та зусилля у підготовку вашої заявки.

Перше враження від роботодавця виникає відразу, як тільки він відкриває вашу електронну пошту. Тема листа, вітання, зміст та підпис створюють враження про вас ще до того, як роботодавець прочитає ваше резюме та супровідний лист. Неправильно оформлений чи недбало написаний лист може призвести до негативного враження, навіть якщо ваші кваліфікації та досвід відповідають вимогам посади. Тому правильна відправка заявки по електронній пошті є ключем до успішного початку взаємодії з потенційним роботодавцем. Як це зробити правильно, я розповім вам далі.

Будова заявки по електронній пошті

1. Одержувач електронної пошти
2. Прихована копія
3. Тема листа
4. Текст супровідного листа
5. Прикріплені файли

Важливо!

• PDF: Найбільш популярний формат для документів. PDF-файли зберігають своє форматування та можуть бути відкриті на будь-якому пристрої.
• DOC/DOCX: Прийнятно, але PDF віддається перевага для уникнення проблем з форматуванням.
• Обмеження за розміром: Загальний розмір всіх вкладень не повинен перевищувати 5-10 МБ. Деякі компанії встановлюють власні межі, які можуть бути вказані в оголошенні про вакансію. Просто пам'ятайте, що багато поштових скриньок не передають електронні листи з вкладенням більше 10 МБ.

Наш чіткий рекомендаціям є формат PDF, оскільки, з одного боку, не всі користуються Microsoft Word, а з іншого боку можливі проблеми зі стилем. Наприклад, якщо ви використовуєте шрифти у своєму файлі Word, які не встановлені у вашому надсилателю, вони будуть замінені у документі. Це може призвести до порушення макету. Цього не станеться з PDF-документом. На всіх пристроях та системах забезпечується однаковий макет.

Підготовка заявки по електронній пошті

Підготовка заявки по електронній пошті вимагає уваги до деталей та ретельного підходу до процесу. Перед надсиланням документів вам варто переконатися, що ви ознайомлені з усіма вимогами роботодавця. До них входять формати файлів, назви файлів та зміст. Важливо враховувати всі конкретні вказівки, зазначені в оголошенні про вакансію. Якщо ви виконуєте ці вимоги, ви демонструєте, що ви відповідальні та дотримуєтеся інструкцій. Крім того, правильна підготовка документів збільшує ваші шанси на успіх, оскільки роботодавець оцінює не лише зміст, а й форму заявки.

Перевірка вимог роботодавця

Цей крок є надзвичайно важливим, оскільки правильне виконання всіх вимог свідчить про вашу відповідальність та уважність. Ця перевірка включає наступні кроки:

Тексти листів електронної пошти для вашої заявки - чотири шаблони для вас

Пропозиція 1 - професійно та природно:

Тема: Заява на посаду [Назва посади] - [Ваше ім'я]

Шановна пані/пане [Ім'я],

додаю вам мої документи для посади [Назва посади] у вашій компанії. Після зацікавленої ознайомленості з вашим оголошенням про вакансію я переконаний, що мої кваліфікації та досвід ідеально підходять для цієї посади.

У доданих документах ви знайдете мій супровідний лист, резюме та свідоцтва. Я з нетерпінням очікую можливості особисто зустрітися з вами та залишаюся

З повагою

[Ваше ім'я]

Пропозиція 2 - професійно та класично:

Тема: Заява на посаду [Назва посади] - [Ваше ім'я]

Шановна пані/пане [Ім'я],

додаю вам свої повні документи для вакансії [Назва посади], яку ви оголосили. Зацікавлений працювати в вашій компанії та з нетерпінням очікую змоги особисто познайомитися з вами. Готовий відповідати на ваші питання в будь-який час.

З повагою

[Ваше ім'я]

Пропозиція 3 - креативно та розумно

Тема: Вас чекає ваш новий [Назва посади]!

Привіт, пані/пан [Ім'я],

я - [Ваше ім'я], і ваша вакансія зацікавила мене від першого погляду! Як відданий [Назва посади], я маю те, що вам потрібно. У додатку ви знайдете мої документи, які, сподіваюсь, вас так само переконають, як вас привернуло ваше оголошення.

Я вже з нетерпінням чекаю можливості особисто продемонструвати вам, чому я є ідеальним кандидатом на цю посаду.

З повагою

[Ваше ім'я]

Пропозиція 4 - креативно та сміливо

Тема: Заява на посаду [Назва посади] - Ідеальний кандидат готовий!

Шановна пані/пан [Ім'я],

Що виходить, коли зустрічаються пристрасть і компетентність? Моя заява для вашої компанії! Додаю вам свої документи для вакансії [Назва посади], яку з великим захопленням відкрив на вашому сайті кар'єри.

Я з нетерпінням чекаю можливості внести свої навички та ідеї в вашу команду та сподіваюсь, що ми скоро особисто познайомимося.

Найкращі побажання

[Твоє ім'я]

Переконайся, що текст відповідає твоїй особистості та корпоративній культурі.

Адреса електронної пошти, на яку потрібно надіслати заявку

Назва електронної пошти, яку ти використовуєш для надсилання резюме, є дуже важливою та може впливати на перше враження роботодавця. Вона повинна бути професійною, простою та відповідати загальноприйнятим стандартам корпоративного спілкування. Зверни увагу на наступне:

Професіоналізм

Найкраще, якщо ти використовуєш своє ім'я та прізвище. Наприклад: „alex.schmitt@example.com“ або „anna.komarrmann@example.com“. Ця адреса виглядає професійною та дозволяє роботодавцю легко ідентифікувати тебе.

Уникай використання неформальних або занадто креативних елементів у заголовку своєї електронної пошти. Наприклад, адреси типу "cooldude@example.com" або "princess_123@example.com" виглядають непрофесійно і можуть залишити негативне враження.

Простота та зрозумілість

Твоїм електронним ім'ям повинно бути таке просте та легке для запам'ятання, як можливо.

Використовуй своє повне ім'я або унікальну абревіатуру.

Наприклад: „a.schmitt@example.com“ або „a.komarrmann@example.com“.

Використовуй розділові знаки, такі як крапки та дефіси, щоб зробити адресу більш зрозумілою для читання.

Наприклад: „alex.schmitt@example.com“ виглядає краще, ніж „alexschmitt@example.com“.

Без зайвих символів

Уникай використання цифр або спеціальних символів, коли це можливо. Вони можуть зробити адресу складнішою для читання та запам'ятовування або призвести до невірного розуміння.

Наприклад, адреса „anna.komarrmann1991@example.com“ виглядає гірше, ніж „anna.komarrmann@example.com“.

У Німеччині „anna.komarrmann88@example.com“ може бути проблематичним через число 88. Це може вказувати на дату народження, але також може тлумачитися як скорочення для радикального супротивника (Н = 8 ... восьмий літера алфавіту. 88 в Німеччині загальноприйняте скорочення для "H..L H....r").

Використання професійних доменів

Використовуй відомі та професійні домени, такі як „gmail.com“, „outlook.com“ або „yahoo.com“. Це надасть додаткову вірогідність електронній адресі. Наприклад: „a.schmitt@gmail.com“.

Уникай використання доменів, які можуть виглядати підозріло або непрофесійно. Наприклад, адреса типу „anna.komarrmann@coolmail.com“ може створювати менш серйозне враження.

Пам'ятай, що вибір правильного електронного імені для вашої заявки - це частина професійного спілкування. Професійна, проста та зрозуміла електронна адреса допоможе створити позитивне враження на роботодавця та підвищити ваші шанси на успіх.

На що слід звернути увагу при надсиланні заявки електронною поштою

Підготуй всі необхідні документи для заявки - своє резюме, мотиваційний лист та додаткові документи, такі як свідоцтва та рекомендації, для надсилання заявки по електронній пошті. Всі документи повинні бути збережені у форматі PDF, щоб переконатися, що вони будуть відображені правильно та розглянуті вами так, як ви їх створили. Це допоможе вам переконатися, що документи правильно відкриються на різних пристроях роботодавця.

Як правильно додати файли

1. Додайте файли до електронної пошти: Відкрийте свою програму електронної пошти та створіть новий лист. Клікніть на кнопку «Прикріпити файл» або на відповідний символ у вашій програмі електронної пошти. Виберіть PDF-файли з вашого комп'ютера та додайте їх до свого листа.
2. Перевірте вкладення: Після додання файлів перевірте ще раз, чи всі необхідні документи включені. Переконайтеся, що не міститься додаткових або непотрібних файлів.

Перевірка перед відправленням електронного листа

1. Остання перевірка електронної пошти: Перевірте електронний лист на помилки в написанні та граматику. Переконайтесь, що всі дані (електронна адреса роботодавця, тема листа, текст електронного листа) вказані правильно і що електронний лист виглядає професійно.
2. Відправка тестового листа: Перед відправленням своєї заявки на роботу відправте собі тестовий електронний лист. Так ви зможете перевірити, як документи і текст електронного листа виглядатимуть для отримувача. Переконайтесь, що файли відкриваються належним чином і все відображається правильно.
3. Запитайте вашіх друзів їх думку: Відправте електронний лист друзям або колегам і попросіть їх розглянути його з погляду роботодавця. Їх коментарі та враження можуть допомогти вам помітити деталі, які ви можливо пропустили.

Відправка заявки на роботу роботодавцю

Після того як ви перевірили ваш лист і отримали відгук від друзів або колег, ви можете безпечно відправити його на роботодавця. Переконайтеся, що електронна адреса та ім'я отримувача, а також назва компанії вказані правильно і всі документи додані.

Часті помилки при відправленні заявки на роботу роботодавцю

Кожна деталь важлива, коли ви надсилаєте заявку по електронній пошті, оскільки навіть найменша помилка може вплинути на перший враження роботодавця та загальний результат вашої заявки на роботу. Навіть якщо ваші кваліфікації ідеально відповідають вимогам вакансії, недбалість може призвести до негативного результату.

Тож які найпоширеніші помилки, які допускають відправники заявок по електронній пошті.

Невірний формат файлу

Найпоширенішою помилкою є відправлення документів у форматах, які важко або неможливо відкрити. Документи повинні бути у форматі PDF, оскільки цей формат зберігає форматування і легко відкривається на будь-якому пристрої. Можливо, роботодавець не має необхідного програмного забезпечення для відкривання певних форматів файлів, що призводить до того, що ваші документи не будуть читабельні. Тож перед відправленням переконайтеся, що всі документи збережені у форматі PDF. Відправте тестовий лист собі, щоб переконатися, що файли відкриваються належним чином. Також не варто відправляти стиснуті файли у форматі ZIP або RAR. Брандмауери підприємств штучно блокують такі листи.

Невірна тема

Під час створення теми вашої заявки по електронній пошті важливо бути точним та інформативним. Гарна тема містить ваше ім'я та конкретну посаду, на яку ви подаєте заявку. У разі наявності, слід вказувати також референтний номер оголошення вакансії. Це сприяє роботодавцю встановленню зв'язку з вашою заявкою та показує, що ви ретельно ознайомилися з оголошенням про роботу.

Уникайте загальних або невизначених тем, таких як "Питання до вашої вакансії". Вони не надають роботодавцю конкретної інформації та можуть призвести до того, що вашу заявку не помітять. Замість цього теми повинні бути завжди конкретними та відповідними, наприклад "Заява на посаду Менеджера з маркетингу - Макс Мустерманн" або "Заява на вашу вакансію: Керівник проекту (референтний номер 12345) - Ліза Шмідт".

Позитивні приклади:

1. Заява на вакансію Менеджера з маркетингу - Макс Мустерманн
2. Ініціативна заява на посаду розробника програмного забезпечення - Анна Мюллер
3. Заява на вашу вакансію: Керівник проекту (референтний номер 12345) - Ліза Шмідт
4. Заява на вакантне місце для стажування з візуальних мистецтв - Йонас Бекер
5. Заява на стажування в сфері людських ресурсів - Лаура Фішер

Негативні приклади:

1. Заява
2. Робота
3. Питання до вашої вакансії
4. Резюме Макса Мустерманна
5. Зацікавлений у відкритій вакансії

Помилки в тексті електронного листа

Пам'ятайте, що незалежно від обраного вами методу, орфографічні та граматичні помилки у ваших електронних листах, включаючи вашу оголошення про вакансію, створюють враження неуважності та легковажності. Вони підривають довіру роботодавця до вашої професійної компетентності. Перш ніж вислати ваш лист, скористайтеся автоматичною перевіркою правопису в вашому текстовому редакторі. Прочитайте текст кілька разів або попросіть іншу особу перевірити його.

Відсутні або неправильно додані документи

Іноді може статися, що документи відсутні або неправильно додані. Тому відсутність необхідних документів може призвести до автоматичного відмову у вашій заявці на роботу. Після додавання файлів ще раз перевірте, чи всі необхідні документи додані. Відправте собі тестовий лист, щоб переконатися, що всі файли додані правильно і відкриваються належним чином.

Неправильна адреса отримувача для електронної пошти

Навіть невелика помилка, така як введення неправильної адреси електронної пошти, може призвести до того, що лист не дістанеться свого призначення. Це означає, що він не потрапить до роботодавця, і ти втратиш свій шанс на роботу. Перш ніж відправити, обов'язково ретельно перевірте введену адресу отримувача кілька разів. Найкраще скопіюйте адресу з оголошення про вакансію, щоб уникнути помилок.

Некоректне звертання

Якщо ви не знаєте контактної особи, напишіть "Шановні пані та панове". Краще дізнайтеся про правильну контактну особу. У невеликих компаніях це часто є керівник. У великих компаніях є відповідальні за персонал. Цього може бути достатньо для того, щоб дізнатися правильну особу, якій ви маєте звертатися. Важливо правильно написати ім'я. Найкраще перевірте інформацію ще раз, порівнявши дані з веб-сайту.

Серед найгірших звертань, які ми стикалися у нашій компанії під час подання резюме, були "Привіт," без вказання контактної особи.

Використання неофіційної адреси електронної пошти

Непрофесійна адреса електронної пошти, наприклад, "cooldude123@example.com", може залишити негативне враження у багатьох роботодавців. Це може бути сприйнято як ознаку неофіційності та недбалості. Також може виникнути думка про спам-повідомлення. Пам'ятайте про важливість використання професійної адреси електронної пошти з вашим ім'ям, наприклад, "alex.schmitt@example.com".

Відсутність заключної формули

Відсутність підпису в текстовому полі електронного листа може зробити лист менш офіційним та неповним. Крім того, така маленька деталь може залишити враження про неслушну комунікацію від вас як працівника. У всій корпоративній електронній переписці завжди додавайте ввічливий підпис в кінці свого листа, наприклад, «З повагою, [ваше ім'я]».